De todos los presupuestos que prepara una empresa, el más importante de todos es el presupuesto de ventas. Pero, ¿sabes qué es el presupuesto de ventas de una empresa y por qué es tan importante?
Si quieres descubrirlo, te invitamos a que leas este artículo en el cual también nos ocuparemos de ver cómo hacer un presupuesto de ventas para tu negocio en tan solo 10 pasos. Al final, podrás encontrar un simple ejemplo de presupuesto de ventas que esperamos te ayude a entender todo de manera simple.
Presupuesto de ventas: definición e importancia
El presupuesto de ventas es uno de los tantos presupuestos que elabora una empresa para determinar el rendimiento y rentabilidad de su negocio. Por esta razón, en esta sección no solamente queremos definirlo y resaltar su importancia sino también explicarte en qué lugar encaja dicho presupuesto dentro de una empresa.
Presupuesto maestro
Para entender qué es un presupuesto de ventas, es necesario entender en qué lugar se ubica dicho presupuesto con relación a los otros tipos de presupuesto que elabora una empresa. Para esto, es necesario comenzar hablando del denominado presupuesto maestro.
El presupuesto maestro es algo así como el presupuesto madre, aquel que abarca todos los presupuestos que elabora la empresa y que fundamentalmente contiene los siguientes dos tipos de presupuestos:
- Presupuestos operativos
- Presupuestos financieros
Los presupuestos operativos son aquellos presupuestos que ayudarán a delinear el estado de pérdidas y ganancias de la empresa. Por el contrario, los presupuestos financieros se enfocan en los recursos de capital que se necesitan para financiar determinados gastos y operaciones.
Tomando en cuenta lo anterior, podemos decir que el presupuesto maestro es un documento guía que busca reflejar las actividades diarias de la empresa así como sus necesidades financieras.
Además de esta función contable, el presupuesto maestro es un documento fundamental en términos de planeación estratégica ya que a partir de este se pueden elaborar predicciones con respecto al futuro de la empresa.
Volviendo a las dos categorías que mencionamos antes, en la siguiente imagen podemos apreciar los diferentes tipos de presupuestos que las empresas desarrollan a nivel operativo y financiero:
Con respecto a esta imagen, lo primero que tenemos que decir es que la elaboración de dichos presupuestos sigue un orden cronológico que comienza con la implementación de los presupuestos operativos y termina con la elaboración de los presupuestos financieros.
Es importante destacar que el primer presupuesto operativo que se elabora es precisamente el presupuesto de ventas lo cual le da una enorme importancia a dicho presupuesto ya que todos los demás dependen de este.
Debido a lo anterior, el presupuesto de ventas es considerado como el presupuesto básico por excelencia ya que solo después de haberlo implementado será posible anticipar la capacidad de producción y los flujos de caja así como los costes y gastos de la empresa.
Ahora que ya sabemos en qué lugar se ubica esta importante herramienta contable y de gestión, es el momento de pasar a una definición más concreta con respecto a lo que es el presupuesto de ventas de una empresa.
Qué es un presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es un documento en el cual se estima el volumen de ventas —y las respectivas ganancias— que una empresa alcanzará durante un determinado periodo de tiempo. Por esta razón, el presupuesto de ventas viene con frecuencia considerado como un pronóstico de ventas.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante decir que las empresas utilizan los presupuestos de ventas para establecer los objetivos de sus departamentos, hacer predicciones sobre las posibles ganancias futuras y determinar las necesidades a nivel de producción.
Importancia del presupuesto de ventas
Como dijimos antes, el presupuesto de ventas incide en la elaboración de todos los demás presupuestos de una empresa y esto es algo que de por sí demuestra la enorme importancia que tiene.
Sin embargo, nos gustaría resaltar aún más dicha importancia con la siguiente lista en la cual señalamos algunas razones adicionales que esperamos te ayuden a entender mejor cuál es la importancia del presupuesto de ventas:
- Ayuda a establecer objetivos concretos para el departamento de ventas.
- Optimiza la gestión de los recursos y del presupuesto de tu tienda.
- Mantiene al equipo de trabajo motivado para alcanzar los objetivos trazados.
- Sirve como punto de referencia para elaborar las estrategias de ventas.
- Mejora la toma de decisiones financieras de la empresa.
- Permite controlar los objetivos comerciales en relación con la misión, visión y valores de la empresa.
Como puedes ver existen muchas razones que demuestran la importancia que tiene el presupuesto de ventas de una empresa. De hecho, estas razones pueden ser entendidas en gran parte como los verdaderos objetivos del presupuesto de ventas.
Ahora que ya sabemos qué es un presupuesto y entendemos su importancia, es el momento de ver cómo se hace un presupuesto de ventas.
Como hacer un presupuesto de ventas en 10 pasos
Tratándose de un pronóstico, la elaboración de un presupuesto de ventas no siempre es fácil de hacer. Sin embargo, esto es algo que todo tipo de empresa debe realizar. En esta sección compartiremos los 10 pasos que te ayudarán a entender cómo elaborar un presupuesto de ventas de manera eficaz.
Antes de esto, sin embargo, vale la pena decir que cuando se trata de pronosticar los niveles de ventas hacia el futuro, las empresas deben tomar en cuenta los siguientes tipos de información:
- Información relacionada con el desempeño histórico de las ventas.
- Información relacionada con las condiciones actuales dentro de la empresa y en cada punto de venta.
- Datos relacionados con la industria y condiciones generales del segmento de negocios.
Obviamente, esta información es bastante general y necesita ser articulada a través de una serie de pasos que describimos a continuación.
1. Selecciona un periodo de tiempo
Aunque suene obvio, lo primero que tienes que hacer es seleccionar el periodo de tiempo que quieres analizar. Dicho periodo generalmente puede ser mensual, trimestral o anual.
2. Agrupa los precios de los productos que vas a vender
Haz un inventario de los productos que estás vendiendo y su precio de venta correspondiente. Si se trata de un nuevo producto establece los precios teniendo en cuenta tu estrategia de precios y ten en cuenta cualquier cambio de precio de los productos que ya vendes.
3. Analiza los datos históricos de tus ventas
Analiza los datos de tus ventas precedentes haciendo una comparación alineada con respecto al periodo de tiempo que quieres analizar. Por ejemplo, si estás prepatando un presupuesto de ventas para el cuarto trimestre del año, analiza los datos del cuarto trimestre del año anterior.
Esta comparación es bastante efectiva sobre todo porque te permitirá establecer tus expectativas de ventas e identificar fácilmente posibles tendencias especialmente si dicho periodo abarca una ocasión del año especial como, por ejemplo, el Black Friday.
4. Analiza la industria y la competencia
Investiga el estado de tu industria y sobre todo implementa un análisis de benchmarking que te permita entender los niveles de ventas que tienen otras empresas de tu industria.
5. Ten en cuenta las tendencias del mercado
Es muy importante que analices las tendencias actuales e históricas del mercado en el que operas ya que esto te permitirá alinear tus expectativas con lo que está sucediendo en tu sector.
6. Mide la capacidad de tu equipo de ventas
Es fundamental tener en cuenta la capacidad de tu equipo de ventas ya que el presupuesto que elabores debe estar en línea con aquello que en realidad pueden alcanzar tus representantes de ventas.
Esta consideración te ayudará a reforzar tu liderazgo entre tus vendedores y les evitará a estos caer en situaciones de estrés, exceso de trabajo o burnout.
7. Escucha a tus representantes de ventas
Además de medir la capacidad de tu equipo de ventas, es fundamental que hables con los miembros de dicho equipo ya que su experiencia te ayudará a establecer expectativas y entender las tendencias del mercado.
8. Habla con tus clientes
La comunicación con tus clientes es fundamental ya que ofrece una buena oportunidad para conocer más detalles sobre sus expectativas e intenciones de compra.
9. Analiza tus clientes potenciales
Tus clientes potenciales juegan un papel fundamental con respecto a las expectativas de ventas que terminarás incorporando en tu presupuesto de ventas.
Una buena forma de establecer dichas expectativas consiste en ver el porcentaje de clientes potenciales que terminaron comprando productos en tu tienda durante un periodo de tiempo precedente similar y comparar dicha información con tu embudo de ventas actual.
10. Elabora tu presupuesto
Una vez has analizado toda la información precedente, simplemente tienes que elaborar tu presupuesto de ventas. Pero, ¿cómo se elabora este documento?, ¿cuáles son las variables que hay que considerar? En la siguiente sección veremos un par de ejemplos de presupuesto de ventas.
Ejemplos de presupuesto de ventas
Antes de ver el primer ejemplo de presupuesto de ventas, tenemos que entender cuáles son las variables que necesitamos para crearlo. Fundamentalmente son dos: el precio de cada unidad de producto y el volumen de ventas estimado.
Una vez tenemos estos dos datos, podremos calcular nuestro presupuesto de ventas en Excel o en cualquier hoja de cálculo de manera bastante fácil. Veamos un par de ejemplos.
Ejemplo de presupuesto de ventas trimestral
Para nuestro primer ejemplo, vamos a suponer que tenemos una tienda de dropshipping en la cual vendemos fajas para adelgazar. Actualmente estamos vendiendo 500 fajas por trimestre y gracias a nuestra estrategia de contenidos hemos visto que las ventas han ido aumentando en 20 unidades por mes.
Considerando lo anterior, nuestro presupuesto de ventas estima que cada trimestre nuestras ventas aumentarán en 60 unidades. En la siguiente imagen podemos ver el aspecto que dicho presupuesto de ventas puede tener:
Ejemplo de presupuesto de ventas con varios productos
Para nuestro segundo ejemplo de presupuesto de ventas vamos a imaginar que tenemos una tienda de accesorios para yoga y dentro de dicha tienda vendemos tres tipos de productos a diferente precio.
Las ventas de cada producto están aumentando a diferente ritmo. El producto A registra un 10% más de ventas, el producto B un 15% y el producto C un 20%. El siguiente es nuestro presupuesto anual para el trimestre que está por comenzar:
Como puedes ver, es bastante sencillo elaborar un presupuesto de ventas en Excel o en cualquier programa similar. El trabajo de fondo es el que tiene que ver con el pronóstico y las expectativas que decidas aplicar en tu presupuesto de ventas.
De hecho, este es un aspecto crucial ya que si tu presupuesto de ventas peca por optimista podrías terminar con un exceso de inventario que tendrás que vender a precios reducidos. Por el contrario, si tu presupuesto es pesimista, podrías terminar perdiendo la oportunidad de ganar más dinero.
Con esta reflexión, hemos llegado al final de este artículo. Esperamos que te haya servido para entender qué es un presupuesto de ventas, cuál es su importancia y cómo lo puedes elaborar. ¿Con ganas de más consejos para tu negocio virtual? ¡Suscríbete a nuestro blog ahora!