Las empresas y negocios que apuntan en alto saben muy bien que es necesario conocer lo que hace bien la competencia. Se trata de algo fundamental en el campo del emprendimiento y los negocios. Sin embargo, para que esta tarea sea de verdad relevante debe enmarcarse dentro de un proceso de benchmarking. Pero, ¿sabes qué es benchmarking?
En el siguiente artículo descubriremos qué significa benchmarking, cuál es su importancia, qué tipos existen y cuáles son las consideraciones que debes tener en cuenta si quieres saber cómo se hace un benchmarking exitoso. Igualmente, miraremos algunos ejemplos de benchmarking que esperamos te brinden una visión práctica sobre lo que es el benchmarking en las empresas.
Qué es el benchmarking: definición, objetivos e importancia
Seguramente la introducción de este artículo ya te ha dado una idea preliminar con respecto a lo que significa benchmarking. Sin embargo, en esta sección queremos darte una definición de benchmarking más amplia en la que destacaremos de forma particular los objetivos e importancia de dicho proceso.
Qué es benchmarking y qué es un benchmark
El benchmarking es un proceso de comparación referencial usado por las empresas para medir y mejorar la calidad y el rendimiento de sus productos, servicios y procesos. Obviamente, para que dichas medidas sean útiles, estas deben ser comparadas con algún tipo de estándar o punto de referencia (un benchmark).
Por ejemplo, si tu empresa produce un producto en 40 minutos, dicha cantidad de tiempo no significa nada si no la comparas con el tiempo en el cual tus competidores realizan un producto similar al tuyo. Por el contrario, si te das cuenta que uno de los líderes de tu sector produce el mismo producto en 20 minutos, puedes usar dicha cantidad de tiempo como tu punto de referencia (benchmark) para implementar un proceso de benchmarking que te permita mejorar el tiempo de producción de tus productos.
Por otra parte, benchmarking y benchmark son dos términos que provienen del inglés. Por esta razón, para darle más exactitud a nuestra definición sobre qué es benchmarking y qué es un benchmark, podemos considerar los siguientes términos que se usan en español para referirse a dichos conceptos:
- Benchmarking: evaluación comparativa
- Benchmark: punto de referencia
Sin embargo, existen muchos más términos en español que se pueden usar para referirse a dichos conceptos. Veamos cuáles son:
Tomando en cuenta todo lo anterior, podemos resumir las características del benchmarking como un proceso que incluye lo siguiente:
- Involucra una comparación.
- Busca mejorar un aspecto específico de la empresa.
- Investiga y analiza estrategias ganadoras de competidores y empresas líderes.
- Implica un proceso continuo.
- Genera nuevas ideas y nuevas formas de hacer las cosas.
Con respecto a lo anterior, vale la pena anotar, sin embargo, que el rango de acción del benchmarking como proceso es bastante amplio y no se limita simplemente a ver qué hacen los competidores en el mismo sector sino que puede incluso ocurrir dentro de la misma empresa o a través de una comparación con líderes en otros sectores. En la siguiente imagen, podemos ver cuál es el rango de acción del benchmarking:
Para cerrar esta explicación, vale la pena mencionar aquello que no es benchmarking. Fundamentalmente, queremos citar los errores que muchas personas cometen cuando se embarcan en un procesos de benchmarking:
- Espiar a la competencia.
- Creer que hay que hay que controlar a todos los competidores de tu sector.
- Tratar un benchmark como si fuera un KPI (indicador clave de rendimiento).
- Querer hacer benchmarking de todos los aspectos de tu negocio.
- Limitarse a copiar exactamente lo que hacen los demás sin considerar la identidad de tu negocio.
Ahora que ya sabemos qué es y qué no es benchmarking, podemos hablar de los objetivos e importancia que ofrece este proceso para las empresas.
Objetivos del benchmarking
Para entender mejor qué es el benchmarking empresarial es fundamental saber cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar con dicho proceso. Obviamente, el objetivo fundamental es mejorar uno o varios aspectos de la empresa. Dicho objetivo principal lo podemos visualizar bajo un proceso que sigue la siguiente lógica:
Además de este propósito general, los objetivos del benchmarking pueden ser todavía más precisos como podemos apreciar en la siguiente imagen:
Importancia: para qué sirve el benchmarking
La importancia del benchmarking está ampliamente relacionada con los objetivos que acabamos de ver. En otras palabras, si los objetivos del benchmarking se alcanzan, los beneficios que se desprenden de ello reflejan la importancia que conlleva este proceso empresarial. Veamos cuáles son algunos de los más importantes beneficios del benchmarking:
- Instaura un modo de pensar enfocado en el mejoramiento continuo.
- Permite desarrollar un conjunto estandarizado de procesos y parámetros.
- Facilita un mejoramiento constante de la calidad de los productos y servicios lo cual terminará incidiendo positivamente en la imagen corporativa de tu empresa.
- Provee información valiosa con respecto a la última tecnología del mercado lo cual le permite a la empresa adoptar soluciones que le ayudarán a optimizar costes.
- Brinda la información y las herramientas que la empresa necesita para ser más efectiva en todas sus áreas.
- Permite controlar de manera eficaz la forma en que la empresa progresa hacia los objetivos que se ha trazado.
- Ayuda a las empresas a descubrir nuevas oportunidades que les ayudan a impulsar su crecimiento.
- Ofrece un gran nivel de motivación para todos los empleados de una empresa.
- Promueve un alto nivel de innovación, dinamismo y adaptabilidad a lo largo de la organización.
Sin duda alguna, hay muchas razones que nos ayudan a entender claramente para qué sirve el benchmarking. Si bien es cierto que en sus inicios el benchmarking era considerado un proceso recomendable (opcional), hoy en día se ha vuelto crucial para aquellas empresas que desean mantener su relevancia en el mercado y conservar su ventaja competitiva.
Tipos de benchmarking
Ahora que ya sabemos qué es el benchmarking y cuál es su importancia, podemos pasar a ver qué tipos de benchmarking existen. Veamos cuáles son.
Benchmarking interno
Como ya lo dijimos antes, el rango de acción del benchmarking no se limita solamente a un análisis de la competencia. Si bien es cierto que una buena parte de las empresas se enfocan en analizar las estrategias ganadoras de sus competidores directos, un proceso de benchmarking no siempre viene concebido con dicho propósito.
Este es el caso del benchmarking interno. De hecho, como su nombre lo indica, el benchmarking interno ocurre al interior de una compañía u organización por lo general de tamaño grande. El benchmarking interno consiste en comparar procesos similares dentro de la misma empresa. Veamos un par de ejemplos para que entiendas mejor qué es el benchmarking interno y cómo se puede llevar a cabo.
Imagínate una empresa con varios departamentos entre los cuales sobresale el departamento de marketing. Si dicho departamento es el que tiene los empleados más productivos, se puede usar dicho aspecto como punto de referencia (benchmark) para intentar mejorar la productividad de los otros departamentos.
Otra forma de benchmarking interno bastante común consiste en elegir la unidad del negocio que ofrece el mejor desempeño y utilizarla como benchmark para tratar de mejorar el rendimiento de las otras. Piensa, por ejemplo, en una cadena hotelera que utiliza a su hotel estrella como punto de referencia para tratar de mejorar el rendimiento de sus otras propiedades.
Ahora que ya sabemos qué es el benchmarking interno, podemos pasar a ver el tipo de benchmarking que se enfoca en analizar las fortalezas de los competidores.
Benchmarking competitivo
Entre todos los tipos de benchmarking que existen podemos decir que este es el tipo de benchmarking por excelencia. Tal y como su nombre lo indica, el benchmarking competitivo consiste en llevar a cabo una comparación referencial entre los productos, servicios o procesos de tu empresa con los de tus competidores directos. Veamos un par de ejemplos de benchmarking competitivo para entender mejor este concepto.
Por ejemplo, una empresa química que haya recibido una multa por violaciones ambientales puede mejorar dicho aspecto haciendo un benchmarking que tome como benchmark la gestión ambiental de sus competidores. De la misma forma, puedes utilizar el benchmarking para medir y mejorar la satisfacción de tus clientes. Por ejemplo, si tu competidor recibe más reseñas favorables de sus servicios, valdría la pena que analizaras a qué se debe la diferencia y cómo podrías mejorar tu servicio al cliente.
Benchmarking funcional
El benchmarking funcional consiste en comparar prácticas iguales o parecidas dentro de funciones iguales o similares más allá de tu industria. Para que entiendas mejor qué es el benchmarking funcional, te invitamos a que tengas presente los siguientes ejemplos:
- Una empresa en el sector minero del cobre que compara sus técnicas de extracción con una empresa en el sector minero del carbón.
- Una aerolínea que compara sus servicios de atención a los clientes de primera clase con los servicios de atención al cliente que ofrecen hoteles y spas de lujo.
- Una compañía de telecomunicaciones que compara sus tasas de error humano con el nivel de mantenimiento de aeronaves.
El benchmarking funcional puede ser bastante útil sobre todo cuando es difícil obtener información relacionada con tus competidores directos.
Benchmarking genérico
El benchmarking genérico se enfoca en analizar procesos de negocios que no están relacionados pero que pueden ser ejecutados de forma idéntica o similar sin importar el tipo de industria. Algunos de estos procesos pueden ser cosas como el uso de los códigos de barras, la transferencias de fondos o el manejo de inventarios. Un ejemplo de benchmarking genérico podría ser, por ejemplo, adaptar el uso del código de barras de un supermercado al proceso de control y distribución de equipaje en un aeropuerto.
Los tipos de benchmarking que acabamos de ver nos ayudan a entender que existe una amplia variedad de opciones con respecto a cómo hacer un benchmarking. Sin embargo, en medio de toda esta enorme manta de posibilidades también podemos encontrar algunos elementos comunes que debemos tener en cuenta a la hora de emprender un proceso de benchmarking. A continuación, veremos algunos de ellos.
Cómo hacer un benchmarking de éxito
Si quieres saber cómo conocer mejor a tus competidores o hacer una comparación referencial fructífera con líderes de otras industrias, es fundamental que te familiarices con los principios y pasos que te ayudarán a llevar a cabo un buen benchmarking.
Principios a tener en cuenta
Aunque no lo creas, el benchmarking tiene mucha filosofía dentro de sí. Por esta razón, queremos invitarte a que tengas presentes los siguientes principios cuando decidas implementar procesos de benchmarking:
- Para que puedas innovar con éxito tienes que separar lo posible de lo imposible.
- Dale la bienvenida a la autocrítica si de verdad quieres mejorar.
- Busca modelos a seguir que te inspiren y te motiven a cambiar.
- Recuerda que los resultados que esperas no llegan de la noche a la mañana. Selecciona un horizonte temporal en el que puedas ir estableciendo logros a lo largo del camino.
- No pierdas de vista tu objetivo general: ¿Qué estás tratando de conseguir a largo plazo?
5 pasos a seguir para hacer benchmarking
Teniendo en cuenta los principios que acabamos de citar, es el momento de que veamos cómo hacer un benchmarking desde el punto de vista práctico. El siguiente es el esquema general que te recomendamos seguir:
1. Comienza por analizar y estudiar tu propio negocio.
Elabora un análisis FODA que te permita identificar las fortalezas y debilidades de tu negocio. Lo primero que tienes que hacer es conocerte.
2. Decide qué tipo de benchmarking quieres hacer
Elige los puntos de referencia (benchmarks) que quieres usar para llevar a cabo tu evaluación comparativa.
3. Investiga la competencia y/o líderes del mercado y recolecta datos
Analiza exhaustivamente los procesos de tus competidores o de las empresas líderes con las cuales quieres hacer benchmarking y recolecta los datos necesarios.
4. Define tu plan de acción
Elabora un reporte que te permita ver claramente cuáles son las estrategias que deseas seguir y cuáles son los objetivos que deseas alcanzar con ellas.
5. Implementa y evalúa
Implementa las prácticas y procesos en tu empresa adaptándolas de la mejor forma a tu negocio. Igualmente, debes evaluar y medir los resultados de tus acciones para que sepas si están funcionando o si debes ajustarlas aún más.
Cómo hacer un benchmarking en marketing digital
Si tienes una tienda virtual, es muy importante que hagas benchmarking para que puedas optimizar tus estrategias de marketing digital y mejores el rendimiento de tu negocio. A continuación te invitamos a que sigas los siguientes pasos:
- Partiendo de tu objetivo general, limita el número de actividades digitales en las cuales te quieres enfocar. Querer abarcar muchas puede dañar tu estrategia.
- No elijas más de 3 parámetros de medida.
- Utiliza las mejores herramientas de análisis del mercado. Por ejemplo, utiliza Google Analytics si te quieres centrar en tu estrategia SEO y SEM.
- Observa a tus competidores. Aunque no tengas acceso a los números de tus competidores, puedes hacer muchas cosas para estudiarlos. Por ejemplo, si quieres mejorar el rendimiento de tu newsletter, puedes suscribirte a las newsletters de tus competidores y ver las cosas que ellos hacen bien.
- Elabora un reporte que te de una visión honesta del estado de tu negocio.
- Diseña una estrategia a seguir que incluya objetivos claros como por ejemplo, duplicar los clics de tus newsletters o aumentar en 20% la conversión de los visitantes a tu blog.
- Evalúa, ajusta y repite.
Ejemplos de benchmarking exitoso
Hasta este momento hemos visto algunos ejemplos de benchmarking que nos han permitido entender mejor los diferentes tipos de benchmarking que existen. Para terminar este artículo queremos compartir contigo un par de ejemplos de benchmarking en los cuales podrás apreciar el alcance innovador que tiene dicho proceso.
Starbucks – Benchmarking funcional con grandes resultados
Para contrarrestar el peligro que sus competidores directos (Dunkin’ Donuts y McDonald’s) presentaban en términos de los tiempos de preparación de sus cafés, la compañía decidió hacer un benchmarking funcional analizando a una empresa por fuera de su sector.
La empresa elegida fue Toyota, el productor de automóviles más grande del mundo que se destaca no solo por la calidad de sus productos sino también por la rapidez y eficiencia con la cual los produce.
Dicho benchmarking le permitió a Starbucks darse cuenta que sus empleados perdían gran parte del tiempo de preparación de los cafés llevando a cabo tareas tan simples como agacharse para recoger el grano o desplazarse para alcanzar un determinado utensilio.
Gracias a esto, Starbucks emprendió una estrategia que le permitió rediseñar el espacio de sus tiendas y la distribución de los utensilios y aparatos que sus empleados usaban para preparar los productos. Como resultado de ello, Starbucks logró reducir en un 20% el tiempo de preparación de sus cafés.
Cosméticos Tacoronte – Benchmarking competitivo eficaz
La tienda de productos de belleza Cosméticos Tacoronte decidió ver qué era lo que hacía mejor su competidor directo más reconocido (Ricky’s, una tienda de la empresa Chiqui Chic).
Los datos recolectados durante dicho proceso de benchmarking se nutrieron en gran parte de una retroalimentación importante por parte de los clientes de ambas tiendas. Gracias a dicha información, Cosméticos Tacoronte pudo identificar los siguientes puntos débiles:
- Productos poco visibles
- Aspecto poco atractivo de la tienda
- Baja selección de productos
- Servicio al cliente pobre
Después de haber identificado dichos problemas, Cosméticos Tacoronte llevó a cabo una serie de cambios que le ayudaron a mejorar su rendimiento. Rediseñar la tienda, cambiar la posición de los productos y aumentar la oferta de los mismos fueron algunas de las mejoras que le permitieron a Cosméticos Tacoronte darle un nuevo impulso a su negocio.
Como puedes ver, el benchmarking es un proceso que ofrece grandes beneficios para las empresas ya que no solo les permite innovar y mejorar constantemente sino que las mantiene competitivas en el mercado. Esperamos que este artículo te haya servido y te invitamos a que te suscribas a nuestro blog para que descubras muchos más consejos en el campo del emprendimiento.