Sin importar el tipo de negocio que tengas, la capacidad de planificar y organizarse es un factor que incide enormemente en el éxito que puedas alcanzar. Para dicho propósito existen los planes de trabajo. Si quieres saber qué es un plan de trabajo y cómo se hace, te invitamos a que leas el siguiente artículo.
Qué es un plan de trabajo
Un plan de trabajo es un esquema en el que se pueden visualizar todas las acciones que una empresa debe llevar a cabo para realizar un proyecto o trabajo específico. Se trata de una guía de tipo temporal en la que se brindan respuestas claras con respecto a los objetivos, recursos y tareas que son necesarias para realizar un determinado proyecto.
En términos muy simples, los planes de trabajo permiten resolver tres preguntas fundamentales:
- ¿Cuándo debe iniciar cada una de las partes del trabajo o proyecto?
- ¿Cuándo debe concluir cada una de las tareas del proyecto?
- ¿Cómo nos damos cuenta de que el proyecto está progresando adecuadamente?
Un plan de trabajo es una herramienta organizacional que le permite a las empresas resolver estas preguntas. Sin embargo, un plan de trabajo debe ser capaz de responder a muchos más interrogantes. Veamos cuáles son.
Preguntas fundamentales
Para diseñar y poner en acción un plan de trabajo es fundamental tener claridad sobre los objetivos, recursos y tareas asociados con tu proyecto. Sin embargo, dicha claridad solo se puede lograr respondiendo de manera concreta a las siguientes preguntas:
Elementos claves de los planes de trabajo
Retomando la gráfica anterior, podemos observar que las preguntas son bastante concretas y de ellas se desprenden varios elementos (resaltados en color azul) que son fundamentales en la estructura de un plan de trabajo. Veamos algunas particularidades de cada uno de ellos.
Estrategia
Definir la estrategia significa definir el modo en el cual vamos a conseguir los objetivos. Una buena estrategia debe tomar en consideración el tiempo y los recursos que se tienen a disposición para completar cada tarea del proyecto.
Recursos
Cuando hablamos de recursos básicamente nos referimos al capital humano y a los recursos tecnológicos y materiales (capital incluido) que tenemos a disposición para completar las tareas del proyecto. Obviamente, también tenemos que ver aquello que no tenemos y que es absolutamente necesario para ejecutar una tarea.
Responsabilidad
La responsabilidad es el factor que me indica quién será la persona o el equipo encargado de completar una tarea. Un plan de trabajo debe ser capaz de definir este aspecto de manera clara y transparente sobre todo para evitar tensiones y malos entendidos entre las personas que trabajan en un proyecto.
Tiempo
En un plan de trabajo el tiempo es todo. Considerando que un plan de trabajo establece una fecha de entrega específica, la gestión del tiempo y la distribución de las tareas es una aspecto crucial.
Canales
Definir el tipo de canales que se van a utilizar para llevar a cabo cada tarea es otro aspecto importante. Por ejemplo, si tu plan de trabajo está enfocado en crear una plataforma de servicio al cliente, podrías utilizar canales como las redes sociales o un centro de asistencia telefónica para completar algunas de las tareas relacionadas con tu proyecto.
Importancia de los planes de trabajo
La importancia que ofrecen los planes de trabajo se puede apreciar a través de los beneficios que las empresas obtienen cuando los implementan. En términos generales, los planes de trabajo le brindan a la empresa la posibilidad de optimizar la forma en que planifica, ejecuta y evalúa su trabajo. Sin embargo, existen muchos más beneficios que recogemos en la siguiente gráfica.
Tipos de plan de trabajo
Antes de mencionar los principales tipos de plan de trabajo que existen al interior de una organización, valdría la pena mencionar que un plan de trabajo es una herramienta de una vasta aplicación ya que existen innumerables aspectos de nuestra vida que podemos organizar dentro de un plan de trabajo.
De hecho, existen planes de trabajo para las empresas, planes de trabajo de tipo personal o incluso planes de trabajo académicos. Sin embargo, en la siguiente gráfica queremos señalar los tres tipos de plan de trabajo más usados por las organizaciones.
Con esta imagen llegamos al final de esta sección. Esperamos que te haya servido para entender mejor qué es un plan de trabajo, cuál es su importancia y que tipos de plan de trabajo son aquellos que más usan las organizaciones de todo tipo. En la siguiente sección descubriremos cómo realizar un plan de trabajo de forma simple pero muy concreta.
Cómo hacer un plan de trabajo para una empresa
Son muchas las personas que se confunden o no tienen la más remota idea de cómo elaborar un plan de trabajo de una empresa. Si ese es tu caso, nos gustaría compartir contigo un simple plan de acción que te ayudará a entender cómo elaborar un plan de trabajo exitoso. Antes de esto, sin embargo, queremos invitarte a que tengas presentes algunos importantes consejos.
5 consejos a tener en cuenta
Aunque exista una gran variedad de planes de trabajo, hay ciertas cosas que vale la pena tener en cuenta al momento de elaborar un plan de trabajo. Te invitamos a que tengas en cuenta los siguientes consejos prácticos:
- Opta por la simplicidad en los planes de trabajo anuales.
- Personaliza la estructura de tu plan de trabajo de manera que responda a las necesidades de tus empresa.
- Inicia temprano y no pierdas tiempo precioso aunque dispongas de este.
- Cerciórate de que tu plan de trabajo esté ajustado a tu presupuesto y recursos.
- Implementa tu plan y revísalo con constancia para controlar que se esté cumpliendo como se espera.
Cómo elaborar un plan de trabajo en 6 pasos
Hay una gran cantidad de fórmulas y consejos sobre cómo elaborar un plan de trabajo. Sin embargo, nos gustaría compartir contigo un simple pero eficaz proceso de seis pasos que esperamos te ayude a realizar planes de trabajo sólidos para tu negocio.
1. Define el objetivo de tu trabajo
Lo primero que tienes que hacer para elaborar un plan de trabajo es definir cuáles son los objetivos de tu plan. En otras palabras, tienes que definir claramente lo que estás tratando de producir, crear o alcanzar. Por ejemplo, un objetivo puede ser lanzar tu tienda de comercio electrónico o construir una nueva sede para tu negocio.
2. Define la fecha de entrega de tu proyecto
La fecha de entrega de tu trabajo corresponde al día en el cual debes haber alcanzado el objetivo que te has trazado en el primer paso de este proceso.
3. Define las tareas que se requieren para alcanzar tu objetivo
Este paso requiere de una buena inversión de tiempo ya que aquí deberás considerar todo aquello que es necesario llevar a cabo para completar el proyecto. Por ejemplo, si nuestro objetivo es lanzar una tienda de comercio electrónico, las siguientes podrían ser algunas de las tareas que deberás llevar a cabo:
- Elige un dominio web para tu tienda.
- Construye una identidad corporativa para tu negocio virtual.
- Busca una persona, agencia o plataforma sobre la cual se apoyará tu sitio ecommerce.
- Prepara y lanza tus páginas en la redes sociales para promover tu tienda.
- Implementa una estrategia SEO y SEM que le brinde una buena presencia online a tu negocio.
- Realiza pruebas y evalúa la usabilidad web de tu futura tienda.
4. Define el tiempo estimado para completar cada tarea
Este paso te permite entrar en los detalles de aquellos que definiste en el paso anterior. Por ejemplo, si una de tus tareas es definir una identidad corporativa para tu negocio, las siguientes podrían ser algunas de las subtareas que podrían estar asociadas a dicho proceso:
- Búsqueda de profesionales expertos en diseño gráfico.
- Diseño del logotipo de tu tienda pagándole a un profesional o usando herramientas online para diseñar tu logotipo.
- Elección del eslogan y tono de comunicación de tu negocio.
- Elaboración de un manual de identidad corporativa.
Ten presente que a cada una de estas subtareas le debes asignar un límite de tiempo específico ya que esto te ayudará a cuantificar mejor aquello que habías definido en el paso precedente.
5. Define el tipo de relación que existe entre tus tareas
Este es un paso fundamental en la construcción de un plan de trabajo ya que te ayudará a manejar tus tiempos de manera muy eficaz. De hecho, hay algunas tareas que solo pueden ser realizadas cuando una precedente ha sido completada. Veamos un ejemplo. Supongamos que tu plan de trabajo incluye las siguientes dos tareas:
A. Implementar página en Facebook.
B. Diseñar campañas publicitarias para Facebook.
En este caso, estamos de frente a dos tareas de tipo secuencial ya que es imposible llevar a cabo la tarea B si no has completado la tarea A.
Por el contrario, existen otro tipo de tareas que pueden ocurrir de forma paralela o que son dependientes entre ellas. Por ejemplo, si ya tienes activas tus páginas en las redes sociales y el objetivo de tu plan de trabajo es el de mejorar la visibilidad de tu tienda en las redes sociales, las siguientes tareas, podrían ser ejecutadas de forma paralela:
A. Crear publicidad en YouTube.
B. Diseñar anuncios publicitarios para Facebook.
C. Implementar historias de Instagram.
6. Define las fechas límites para cada una de las tareas (de atrás hacia adelante)
Esta es una técnica bastante útil a la hora de recalcular el espectro temporal de tu plan de trabajo sobre todo porque te permitirá ver con claridad cuánto tiempo tienes a disposición al inicio del proyecto para hacer diversas cosas como, por ejemplo, armar tu equipo de trabajo, conseguir los recursos que te hacen falta para llevar a cabo las tareas del plan de trabajo, contactar con proveedores o comprar los productos que piensas vender.
¿Cómo lo haces? A continuación compartimos un ejemplo simple para que entiendas la mecánica de este paso. Supongamos que tu plan de trabajo tiene las siguientes condiciones:
- Número de tareas: 5
- Suma de la duración de todas las tareas: 13 semanas
- Fecha de inicio: 1 de enero
- Fecha límite de entrega del proyecto: 30 de abril
Si tomas tu fecha límite de entrega y vas colocando cada tarea desde dicha fecha hacia atrás, te darás cuenta que tienes a disposición las primeras tres semanas de enero para llevar a cabo algunas de las cosas que mencionamos antes. Veamos la siguiente gráfica para entender mejor dicha técnica:
3 ejemplos de plan de trabajo
Para terminar este artículo, nos gustaría compartir contigo tres ejemplos de planes de trabajo que esperamos te sirvan como guía para estructurar los tuyos. Más que planes de trabajo referidos a proyectos específicos, cada uno de los modelos que presentamos a continuación ofrece una estructura en la cual podrás incorporar la información más importante de tus proyectos.
1. Modelo básico
Si te interesa saber cómo hacer un plan de trabajo comercial de la manera más simple posible, en la siguiente imagen podrás ver un ejemplo de un plan de trabajo de una empresa que se destaca por su simplicidad:
2. Modelo en calendario
Este modelo se presenta como una muy buena opción para todos aquellos que están buscando ejemplos de planes de trabajo centrados en torno a un calendario. Además del aspecto visual, este tipo de planes de trabajo resalta de manera bastante intuitiva las tareas y la duración de cada una de ellas.
3. Modelo centrado en objetivos
El último ejemplo de plan de trabajo que queremos compartir contigo resalta de manera ejemplar los objetivos que se traza la empresa. Sin embargo, esto no significa que deje de lado elementos claves como la responsabilidad y los recursos.
Si tomamos en cuenta estos ejemplos de plan de trabajo, podemos ver que un plan de trabajo puede diseñarse de diversos modos. De hecho, los tres planes de trabajo que acabamos de mencionar son solo una fracción de todo aquello que las empresas utilizan hoy en día para organizar sus proyectos.
Esperamos que este artículo te sirva para planificar y organizar tus proyectos de la mejor forma posible. ¿Quieres más ideas para comenzar u optimizar tu negocio?, ¿quieres descubrir cuáles son las tendencias del ecommerce para este año?, ¿necesitas ayuda para crear una estrategia de contenidos para tu negocio virtual? Suscríbete a nuestro blog y sigue alimentando tu espíritu emprendedor.