Todo proyecto o idea de emprendimiento debe ser capaz de poder responder a un ¿por qué? o a un ¿para qué? Por esta razón, la justificación de un proyecto es un asunto fundamental cuando se trata de darle un impulso a nuestra propuesta de negocio.
Pero, ¿sabes cuál es la justificación de un proyecto o cómo se hace la justificación de un proyecto de emprendimiento? A continuación algunas aclaraciones, consejos y ejemplos prácticos que esperamos te ayuden a resolver estos interrogantes.
Qué es la justificación de un proyecto
La justificación de un proyecto es una explicación que se elabora por escrito para demostrar la necesidad que existe de llevar a cabo un determinado proyecto o iniciativa. Dicha explicación es un elemento fundamental en las fases de presentación y evaluación de nuestro proyecto.
Lo anterior, sin embargo, no debe confundirse con la viabilidad de un proyecto ya que la justificación del mismo se elabora única y exclusivamente cuando existe una buena viabilidad y la empresa está dispuesta a llevar a cabo el proyecto.
Obviamente, algunas veces el proyecto en cuestión puede tener como objetivo final determinar la viabilidad o rentabilidad de un proyecto. En ese caso, la justificación del proyecto tendría que explicar el por qué es necesario y útil determinar tal tipo de viabilidad.
A pesar de dicha excepción, podemos decir que la justificación de un proyecto es aquella explicación que nos permite corroborar la viabilidad del mismo con respecto a la forma en que responde a una necesidad determinada y/o facilita el mejoramiento de un aspecto particular relacionado con nuestro negocio.
En todo caso, la justificación de un proyecto va mucho más allá de lo anterior y los beneficios que se desprenden de la elaboración de dicha explicación son varios. En la siguiente sección enumeramos algunos de ellos.
Para qué sirve la justificación de un proyecto
Si piensas que la justificación de un proyecto es simplemente un adorno más de la presentación de un proyecto, te equivocas. A continuación, algunos de los beneficios que se desprenden del ejercicio de elaborar la justificación de un proyecto.
Mejora la visibilidad de nuestro entorno
La justificación de un proyecto nos permite ver las ventajas que nos ofrece el entorno en el cual operamos. De hecho, este documento nos permite exponer de manera clara las principales conclusiones de los análisis (por ejemplo, análisis FODA) que hemos realizado para determinar la viabilidad del proyecto.
Dicho ejercicio, no solo nos permitirá mejorar la visibilidad de nuestro entorno y el estado de la industria a la cual pertenecemos sino que también nos ayudará a reconocer más fácilmente el tipo de ventaja competitiva que ofrece nuestro proyecto.
Optimiza el enfoque del proyecto
La justificación de un proyecto nos permite darle claridad y mejorar el enfoque del mismo. Si somos capaces de justificar nuestro proyecto con buenas razones, seremos capaces de enfocarnos en los puntos fuertes de nuestro proyecto. Además de esto, la motivación de las personas involucradas en el provecho será mucho más alta.
Mantiene activo el proceso de planeación estratégica
La elaboración de la justificación de un proyecto es un ejercicio que nos ayuda a mantener presente nuestros objetivos de planeación estratégica. De hecho, gran parte de las razones que usamos para justificar nuestro proyecto estarán estrechamente relacionadas con todo nuestro proceso de planeación estratégica.
Refuerza la credibilidad del proyecto
Una justificación clara y bien escrita nos ayuda a darle un buen nivel de credibilidad a nuestro proyecto. En este sentido, la justificación del proyecto funciona, por así decirlo, como una tarjeta de presentación que hace más atractivo nuestro proyecto.
Genera un mayor atractivo entre las partes interesadas
Si la realización de tu proyecto depende del interés de un grupo de inversionistas o del beneplácito de una determinada entidad, una buena justificación puede jugar un papel determinante en acaparar la atención y la aprobación de las partes interesadas.
Como puedes ver, la justificación de un proyecto ofrece grandes ventajas. Obviamente, para que funcione, hay que hacerla bien. Precisamente en la siguiente sección nos ocuparemos de ver cómo se hace una justificación de un proyecto de emprendimiento.
Cómo hacer una justificación de un proyecto
Si quieres saber cómo realizar la justificación de un proyecto y qué va en la justificación de un proyecto, debes conocer y tener claridad con respecto a las siguientes dos variables:
- El tipo de preguntas que debe responder tu justificación.
- La estructura general que debe tener la presentación de tu justificación.
A continuación, explicamos cada una de estas variables.
Preguntas fundamentales
Como dijimos en la introducción de este artículo, todo proyecto debe ser capaz de responder a las preguntas ¿por qué? y ¿para qué? Sin embargo, estos dos interrogantes son solamente la base sobre la cual construiremos otras preguntas más detalladas.
Si bien es cierto cada proyecto es diferente y cada uno tiene sus propias necesidades y particularidades, te invitamos a que respondas todas las siguientes preguntas cuando estés elaborando la justificación de un proyecto:
- ¿Por qué tu proyecto es necesario y en qué consistirá?
- ¿Cuáles son los principales beneficios que ofrece el proyecto?
- ¿Cuáles serán los efectos positivos que se desprenderán de dicho proyecto?
- ¿Cuáles oportunidades podrá abrir el proyecto?
- ¿Qué tipo de problemas resuelve el proyecto?
- ¿En qué forma estos problemas afectan actualmente a tu industria o comunidad?
- ¿De qué forma se piensa realizar este proyecto?
Como puedes ver, se trata de una serie de interrogantes bastante concretos que, idealmente, deberías ser capaz de responder a través de la justificación de tu proyecto. A continuación veremos la estructura que te permitirá responder dichos interrogantes.
Estructura general y consejos prácticos
La justificación de un proyecto es una explicación que viene formulada de manera escrita siguiendo una estructura que nos permite responder, de manera clara, los interrogantes que mencionamos antes.
Partiendo de lo anterior, la justificación de un proyecto es un documento escrito que por lo general oscila entre dos y cuatro páginas. Para que dicho documento sea eficaz, debe contar con las siguientes tres características:
- Un enfoque claro que define bien las razones que justifican el proyecto y la decisión de implementarlo.
- Una aplicabilidad concreta que esté reforzada por una necesidad o demanda real en el mercado meta de nuestro interés.
- Un objetivo bien definido en términos de lo que se quiere alcanzar y los efectos que se esperan obtener.
Además de estas características, te invitamos a que dividas el documento que presenta la justificación de un proyecto de acuerdo a las secciones que presentamos a continuación:
Presentación de la justificación
Introducción del tema principal relacionado con el proyecto.
Exposición del problema o necesidad existente.
Explicación sobre los beneficios asociados con el proyecto.
Declaración de objetivos
Descripción del enfoque y alcance de los objetivos trazados en el proyecto.
Descripción del modo en que los objetivos trazados representan una mejoría para la empresa o comunidad.
Importancia del proyecto
Presentación del proyecto como una solución única y novedosa.
Identificación de los vacíos que va a cubrir el proyecto.
Presentación de las implicaciones intrínsecas al proyecto.
Metodología seleccionada
Descripción sobre el modo en que el proyecto será conceptualizado y organizado.
Descripción sobre la forma y los medios que serán utilizados para desarrollar el proyecto y alcanzar los objetivos trazados.
Principales preguntas
Sumario general de las principales preguntas que intenta responder el proyecto.
Ahora que ya sabemos cómo hacer la justificación de un proyecto, es el momento de ver un par de ejemplos prácticos que esperamos te ayuden a entender mejor cuál es la mejor forma de elaborar dicha justificación.
Ejemplos de justificación de un proyecto
Como lo hemos dicho a lo largo de este artículo, la justificación de un proyecto es un documento escrito que normalmente hace parte de la presentación y evaluación que se hace de un proyecto.
Sin embargo, el contenido de dicha justificación no se limita a dicho documento. De hecho, las empresas retoman el mensaje expuesto en dicha justificación a lo largo de su presencia online y materiales de apoyo de sus estrategias de marketing.
Por esta razón, nos gustaría compartir algunos ejemplos de justificación de un proyecto a través del modo en que algunas empresas lo han evidenciado en sus páginas web.
Ejemplo de proyecto social
La justificación de un proyecto es un ejercicio que se realiza a lo largo de muchas esferas. En el siguiente ejemplo, podemos ver la forma en que la asociación sin ánimo de lucro Encert expone a través de su sitio web, los objetivos que amparan la justificación de uno de sus proyectos:
Ejemplo de proyecto educativo
En el siguiente ejemplo, podemos ver la forma en que el Instituto Tecnológico de Monterrey expone los beneficios de investigación, innovación y emprendimiento que están asociados con su plataforma multidisciplinaria Expedition:
Ejemplo de proyecto ambiental
La promoción de la justificación de un proyecto le permite a una empresa recalcar la relevancia que tiene su iniciativa de negocios. Esta es una táctica bastante efectiva sobre todo si se trata de una startup o una empresa pequeña que necesita ganar una mayor exposición en el mercado.
Entre los ejemplos de justificación de un proyecto que se ajustan a este criterio, nos gustaría referirnos a una pequeña empresa colombiana ambiental denominada Inpacto. En la siguiente imagen, puedes ver la justificación que esta pequeña empresa elaboró para impulsar su herramienta de cálculo de caudal ambiental:
Con este ejemplo, hemos llegado al final de este artículo. Esperamos que las explicaciones, consejos y ejemplos que hemos compartido en este artículo te hayan servido para saber qué es la justificación de un proyecto y cómo se elabora.
¿Necesitas más consejos de emprendimiento que te permitan optimizar tu negocio virtual? Te invitamos a suscribirte a nuestro blog para que puedas acceder a una amplia gama de consejos prácticos que te ayudarán a seguir creciendo como emprendedor.