Existen diversas herramientas a través de las cuales se establecen garantías y compromisos en una relación de tipo comercial. Una de estas herramientas es la orden de compra, un documento fundamental cuando se establecen relaciones con proveedores de mercancía.
Por esta razón, si tienes una tienda online y quieres mantener buenas relaciones comerciales con tus proveedores, te invitamos a leer este artículo en el cual nos ocuparemos de ver qué es una orden de compra, cómo funciona y para qué sirve.
Qué es una orden de compra
Una orden de compra es un documento oficial a través del cual un comprador se compromete con un vendedor a pagar por la compra de un determinado número de bienes o servicios que serán recibidos en un momento futuro.
En este sentido, la orden de compra funciona un poco como el carrito de compras que podemos encontrar en la mayoría de sitios de comercio electrónico ya que se trata de un documento que lista todos los detalles de los productos que queremos comprar así como las condiciones de pago y envío de los mismos.
Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa y elaboras una orden de compra para hacer un pedido de mercancía, tu tienda se compromete con tu proveedor de ropa a realizar la compra de la mercancía que estás solicitando.
Pero, ¿qué tipo de información debes incluir en tu orden de compra? En realidad depende del formato de orden de compra que utilices. Sin embargo, a continuación señalaremos todos aquellos datos que deberían estar en una orden de compra estándar. Veamos cuáles son.
Qué información se debe incluir en una orden de compra
Si quieres saber cómo hacer una orden de compra, lo primero que tienes que saber es qué tipo de información necesitas incluir en este importante documento. A continuación, una lista con los datos más importantes de una orden de compra estándar:
- Fecha de elaboración de la orden
- Productos que se necesitan y la cantidad que se quiere comprar de estos
- Detalles de los productos (marcas, números de los modelos, tallas)
- Precio de cada producto por unidad
- Fecha de envío
- Número de la orden de compra
- Información legal del comprador y el vendedor (dirección legal, datos de contacto y dirección de envío de los productos)
- Condiciones de pago
Como ya dijimos antes, existen diferentes tipos de órdenes de compra y no todos requieren de la información que acabamos de dar. Sin embargo, toda orden de compra estándar debe tener todos estos datos. De hecho, presentar toda esta información por escrito, hará que el proceso de compra sea mucho más transparente lo cual, de paso, te ayudará a resaltar la ética empresarial de tu negocio.
Cómo funciona una orden compra
Los datos que debemos incluir en la orden de compra son solo la base que nos ayudará a entender cómo hacer una orden de compra. Sin embargo, es también importante entender cuál es el proceso del que hace parte una orden de compra.
A continuación las cuatro fases que se desprenden cuando un comprador elabora este documento.
- Creación y envío de la orden de compra - El comprador elabora una orden de compra con todos los datos que mencionamos antes y la envía al vendedor.
- Aprobación de la orden - El vendedor recibe la orden de compra y controla su inventario para ver si tiene disponibilidad de mercancía. Si la disponibilidad existe y la orden de compra es de su agrado, el vendedor procede a aprobar la orden estableciendo la fecha de entrega de los productos adquiridos.
- Envío de la factura - Una vez el vendedor ha procesado la orden, procede a enviarle al comprador una factura por los bienes que han sido adquiridos. En otra palabras, el vendedor transforma la orden de compra en una factura.
- Pago de la mercancía - El comprador paga por los productos.
En las fases que acabamos de mencionar entra en juego otro documento bastante importante: la factura. De hecho, algunas personas tienden a confundir una orden de compra con la factura. A continuación nos gustaría establecer las diferencias fundamentales que existen entre estos dos documentos.
Orden de compra vs. Factura
Teniendo en cuenta que tanto la orden de compra como la factura son documentos que crean un vínculo legal entre un vendedor y un comprador, no es raro que muchas personas tiendan a mezclarlos de forma arbitraria.
Además de lo anterior, dicha arbitrariedad viene reforzada debido al hecho de que ambos documentos están conectados ya que la orden de compra se usa generalmente para crear una factura como referencia sobre los bienes que se quieren adquirir.
Sin embargo, ambos documentos tienen diferencias muy grandes con respecto al momento en el cual se usan durante el proceso de compra y la parte que lo utiliza. En la siguiente imagen, podemos ver las principales diferencias que existen entre ambos documentos:
Resumiendo todo lo anterior, podemos decir que la orden de compra es usada por el comprador con el propósito de hacer un pedido de productos y por esta razón, es elaborada antes del envío de los mismos.
Por su parte, la factura es emitida por un vendedor después del envío de los productos. Tal documento define el monto total que el comprador debe pagar por los productos adquiridos así como la fecha en la cual necesita llevar a cabo el pago de los mismos.
Tipos de orden de compra
A pesar de que la orden de compra como documento legal necesite tener algunos elementos imprescindibles, existen varios tipos de orden de compra que vale la pena mencionar. Veamos cuáles son.
Orden de compra estándar
Este tipo de orden de compra es el más popular del mercado. Se trata de un formato de orden de compra para aquellos compradores que necesitan hacer un único pedido. Por ejemplo, si estás haciendo un pedido de 100 gafas de sol para tu tienda, seguramente usarás este formato de orden de compra.
Orden de compra planificada
Como su nombre lo indica, este tipo de orden es aquel que se utiliza para llevar a cabo compras planificadas. Por ejemplo, si te dedicas a vender ropa online y necesitas comprar 900 faldas para tu tienda pero quieres pagarlas comprando 300 unidades por mes, entonces tendrás que elaborar tres órdenes de compra planificadas.
Orden de compra abierta
Una orden de compra abierta representa un acuerdo entre un comprador y un vendedor para intercambiar bienes por pagos. La particularidad de este formato de orden de compra radica en que no contiene detalles específicos sobre los productos y condiciones del intercambio.
Debido a la anterior, este tipo de orden ocurre entre partes que ya han establecido un alto nivel de confianza en su historial de compras.
Orden de compra por contrato
La orden de compra por contrato representa el tipo más particular de todos. Por una parte, una orden de compra por contrato no contiene información detallada sobre los productos que serán adquiridos.
Además de lo anterior, este tipo de orden se limita a determinar el marco legal que va a utilizarse para regular las transacciones de compra especialmente con respecto a las condiciones de pago y envío.
4 beneficios de un sistema de órdenes de compra
Hasta ahora hemos visto qué es una orden de compra, cómo funciona desde el punto de vista comercial y qué tipos de órdenes existen. Sin embargo, es el momento de responder otra pregunta bastante importante: ¿vale la pena hacer una orden de compra para cada pedido?
La respuesta corta es sí y para que entiendas mejor, queremos compartir contigo algunos de los principales beneficios que puedes obtener cuando implementas un sistema de órdenes de compra para realizar tus compras.
1. Optimiza la gestión del inventario y el flujo de capital
Cuando se implementa un sistema de órdenes de compra para los pedidos que se realizan se puede saber con exactitud todos los pedidos que están por llegar. De esta forma, se puede mantener un buen control sobre los gastos en que se incurren y los productos que se han ordenado.
En otras palabras, se puede optimizar la gestión del inventario y el flujo de capital de la empresa lo cual contribuye, además, a mejorar la planeación estratégica de la empresa.
2. Evita errores y brinda claridad
Con un sistema de órdenes de compra en pie todas las personas involucradas en el proceso de compra sabrán perfectamente cuándo y quién ha hecho un pedido determinado. De esta forma se evitarán errores como, por ejemplo, pedidos duplicados o mal entendidos por órdenes que se gestionan por el teléfono pero que no dejan nada por escrito.
3. Establece relaciones comerciales sólidas
Un sistema de órdenes de compra te ayuda a crear relaciones sólidas con tus proveedores ya que las órdenes obligan al comprador a comprometerse con su compra. Este hecho, le da confianza al vendedor y si este tipo de proceso se repite una y otra vez será muy fácil que se establezca una sólida relación comercial entre ambas partes.
4. Facilita escalar las actividades de la empresa
Si se establece un sistema de órdenes de compra en donde cada transacción se origine a partir de dicho documento, será bastante fácil automatizar los procesos de compra de la empresa lo cual facilitará las posibilidades de escalar las actividades y procesar un mayor número de órdenes.
Ejemplo de orden de compra
Para terminar este artículo nos gustaría compartir un sencillo ejemplo de orden compra que puedes elaborar fácilmente usando una hoja de cálculo como Excel o la función de Google Docs. En la siguiente imagen, puedes ver un formato de orden de compra estándar que puedes replicar fácilmente:
Con esta imagen hemos llegado al final de este artículo. Esperamos que te haya servido para entender qué es una orden de compra y para qué sirve. Sobre todo, esperamos que te haya servido para entender por qué deberías implementar dentro de tu tienda un sistema de órdenes de compra que te permita disfrutar de los beneficios que ofrece una gestión comercial de este tipo.
Y recuerda que si necesitas más consejos para mejorar la gestión de los procesos de tu tienda, nuestro blog está lleno de útiles consejos así que no dudes en suscribirte para seguir aprendiendo.