Saber como colocar mensagem automática no WhatsApp é fundamental para oferecer um bom atendimento ao cliente. Aprenda a usar o recurso!
Não importa se você tem um pequeno ou um grande negócio online: é fundamental oferecer um ótimo atendimento ao cliente. Para isso, é preciso ser acessível e colocar-se à disposição a partir de vários canais, como as redes sociais, o e-mail e até mesmo o WhatsApp.
Mas, para usar o mensageiro de maneira eficaz, é importante saber como colocar mensagem automática no WhatsApp.
Afinal, nem sempre será possível ajudar o cliente exatamente na hora em que a mensagem chegar, de modo que é preciso encontrar uma forma de deixá-lo ciente de que logo você vai dar um retorno.
Percebe como é importante manter essa boa comunicação? Quem visita um e-commerce pode ter dúvidas relacionadas com prazos, características dos produtos, política de troca e devolução, entre outros assuntos. Já imaginou como a experiência do cliente pode ser prejudicada se ele entrar em contato por WhatsApp e só receber uma resposta depois de vários dias?
É por isso que nós vamos mostrar a você como programar mensagem no WhatsApp. Usando essa funcionalidade, seu negócio certamente terá um relacionamento melhor com os clientes, e isso contribuirá para a construção de uma boa imagem da marca no mercado.
Sendo assim, continue aqui com a gente e aprenda a usar o recurso de mensagem automática WhatsApp Business!
O que é a mensagem automática WhatsApp?
Antes de mostrarmos o passo a passo de como colocar mensagem automática no WhatsApp, precisamos entender o que é esse recurso.
A versão Business do aplicativo tem uma funcionalidade que possibilita o envio automático de mensagens, que são enviadas de acordo com determinadas regras.
Existe também a categoria de mensagens rápidas, que você pode usar durante uma conversa para agilizar a comunicação. No tópico seguinte você vai entender como se faz para configurar cada um desses tipos de mensagens, ok?
Mas atenção: esses recursos só estão disponíveis no WhatsApp Business, embora algumas pessoas usem a versão tradicional do WhatsApp junto com aplicativos de terceiros para ter acesso a essas funcionalidades.
Acontece que quem tem um pequeno negócio precisa mostrar que é profissional, por menor que a empresa seja, e o WhatsApp Business é uma boa maneira de deixar isso evidente. Isso porque, ao entrar em contato com você, o cliente logo vê na notificação do aplicativo que está conversando com uma conta comercial.
Além disso, a instalação de aplicativos de terceiros para adicionar funcionalidades no WhatsApp pode ser algo bem perigoso. Dependendo do caso, isso pode até abrir as portas do seu celular para que pessoas mal intencionadas o acessem.
Pensando nessas questões, nada melhor que usar o WhatsApp Business para você se comunicar com os clientes, não é verdade?
Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business
Agora você vai saber como programar mensagem no WhatsApp. Para acessar o recurso, entre no menu principal, que é aquele que fica no canto superior direito e tem um ícone de três pontinhos. Dentro desse menu, acesse “Configurações”.
Em seguida, toque em “Configurações da empresa”.
Você verá uma tela que permite configurar três tipos de mensagem automática, como mostra esta imagem:
Nos tópicos a seguir, você vai descobrir como colocar mensagem automática no WhatsApp para usá-las em circunstâncias específicas. Confira!
Como programar mensagem no WhatsApp: mensagem de ausência
É natural que os clientes entrem em contato durante o horário em que você geralmente está descansando, até porque muitas pessoas fazem compras online fora do expediente comercial.
Por isso, é essencial que você saiba como colocar mensagem automática no WhatsApp a fim de dar um retorno para essas pessoas sem precisar interromper seu merecido descanso. Afinal, se não delimitar os horários de atendimento ao cliente, você talvez acabe se sobrecarregando, o que pode gerar muito estresse.
Que tal deixar a funcionalidade de mensagem automática WhatsApp Business trabalhando enquanto você descansa? Toque em “Mensagem de ausência” para ver esta tela:
A primeira opção permite habilitar a mensagem automática WhatsApp Business que será enviada quando você estiver ausente. Como ela vem desabilitada por padrão, habilite-a.
Logo abaixo, toque no lápis para personalizar a mensagem que será enviada nos períodos de ausência. Depois de digitar o texto, confirme no botão “OK”.
A opção “Horários” serve para definir quando a mensagem deverá ser enviada. Veja as configurações possíveis:
A opção “Enviar sempre” serve para configurar a mensagem de ausência de uma maneira que ela seja enviada sempre que alguém entrar em contato. Mas você também pode marcar “Horário programado” para informar os períodos em que ela deve ser enviada. Também é possível usar a opção “Fora do horário de atendimento”.
Para usar esta última, certifique-se de que seu horário de atendimento esteja configurado corretamente no aplicativo. Detalhes como esse ajudam a aprimorar a comunicação da sua empresa, colaborando até mesmo para a fidelização dos clientes.
A fim de configurar seu horário de atendimento, acesse o menu principal, toque em “Configurações” e, em seguida, no seu nome comercial.
Depois, toque no lápis que aparece no canto superior direito.
Role a tela seguinte até encontrar os campos que servem para informar o horário de atendimento.
Toque no lápis e, na próxima tela, configure seu horário de atendimento. Dessa forma, sua mensagem automática WhatsApp Business de ausência será enviada corretamente quando você estiver fora de seu horário de trabalho.
Como programar mensagem no WhatsApp: mensagem de saudação
A mensagem de saudação é aquela que o cliente recebe automaticamente quando envia uma mensagem para você. É possível personalizá-la da maneira que for mais adequada para a sua realidade, e as empresas geralmente elaboram uma resposta indicando que logo darão um retorno.
Isso é bom para o cliente, porque assim ele vê que enviou a mensagem para o número certo, que ela foi recebida corretamente e que logo receberá um retorno. Esse recurso é bom para você também, já que essa é uma maneira de mostrar ao cliente que você quer atendê-lo bem.
Se você tem uma loja virtual, isso pode fazer a diferença entre o cliente passar a confiar na sua marca ou desistir de comprar. Sendo assim, não deixe de aproveitar o recurso.
Dica: assista ao vídeo abaixo para saber como criar a sua loja virtual do zero!
Mas... Como colocar mensagem automática no WhatsApp para cumprimentar quem entra em contato? É simples: basta tocar na opção “Mensagens de saudação”, que mostramos agora há pouco. Você verá esta tela:
Por padrão, a opção “Enviar mensagem de saudação” estará desabilitada. Habilite-a e, em seguida, toque no lápis da opção “Mensagem de saudação” para personalizar o texto da mensagem automática WhatsApp. Na tela seguinte, digite o que você achar melhor e confirme no botão “OK”.
Agora é hora de definir o critério que o WhatsApp usará para enviar essa mensagem automática. Para isso, toque na opção “Destinatários”.
Prontinho! Agora você já sabe como colocar mensagem automática no WhatsApp. Mas ainda falta descobrir como se configura mais um tipo de mensagem. Vamos dar uma olhada nas respostas rápidas?
Como programar mensagem no WhatsApp: respostas rápidas
Diferentemente das mensagens de saudação e de ausência, as respostas rápidas não são enviadas automaticamente. Você pode usá-las durante uma conversa para não ter que digitar tudo. Para ficar mais fácil de entender, veja este exemplo:
Viu que legal? Durante uma conversa, basta digitar uma barra, e uma tela com as respostas rápidas já cadastradas aparecerá. Aí é só digitar o atalho que você definiu para encontrar com facilidade a frase a ser usada. Agora você vai ver como se faz para cadastrar essas respostas rápidas.
O primeiro passo é abrir as configurações da empresa e tocar em “Respostas rápidas”. Depois, toque no ícone verde no canto inferior direito:
Na próxima tela, escreva a mensagem que você quer salvar, defina um atalho — que sempre deve começar com uma barra — e informe algumas palavras-chave que ajudarão na localização da mensagem durante a conversa. Depois, toque em “Salvar”:
Você pode salvar até 50 mensagens rápidas. Sempre que precisar de uma delas durante uma conversa, é só digitar a barra e o atalho.
Mensagem automática WhatsApp Business: vantagens
Agora que você sabe como colocar mensagem automática no WhatsApp, vamos pensar um pouco no quanto vale a pena usar essa funcionalidade. A seguir, veja algumas das principais vantagens.
Mensagem automática WhatsApp para aumentar sua capacidade de atendimento
Quando uma empresa ainda está nos primeiros meses de funcionamento, manter contato com os clientes pode não ser tão difícil. Mas é claro que você quer ter um negócio lucrativo, que cresça a cada dia, não é verdade?
Junto com o crescimento virá um número cada vez maior de clientes querendo tirar dúvidas por meio de vários canais, incluindo o WhatsApp. Quando isso acontecer, você vai precisar encontrar maneiras de agilizar suas tarefas, automatizando tudo o que for possível.
Essa automatização, aliás, é muito comum no marketing, já que contribui para a eficiência de estratégias como o e-mail marketing, por exemplo. Com a ajuda do recurso de mensagem automática WhatsApp, você pode se comunicar com mais pessoas sem perda de qualidade.
Mensagem automática WhatsApp para responder com agilidade a perguntas frequentes
No atendimento ao cliente, muitas dúvidas se repetem com frequência. O interessante é que várias coisas que as pessoas perguntam estão no site, às vezes até na descrição do produto. Mas não é por isso que você vai deixar de dar atenção quando entrarem em contato, não é mesmo?
Por exemplo, as pessoas geralmente querem saber sobre os prazos de postagem e entrega do produto. Também é comum que elas queiram informações sobre a política de troca e devolução. Talvez elas queiram saber mais sobre o que é o ePacket, aquela modalidade de envio que pode ser usada no dropshipping.
Criando respostas automáticas, você vai poupar um tempo precioso que poderá ser empregado em atividades que contribuem para o fortalecimento do seu negócio.
Dica: para entender como começar um negócio de dropshipping, confira nosso guia completo para fazer dropshipping com a Shopify!
Mensagem automática WhatsApp para delimitar o horário de atendimento ao cliente
Se você acabou de abrir seu primeiro negócio, talvez esteja sentindo empolgação, e isso é ótimo. Esse sentimento é uma das coisas que ajudam o empreendedor e a empreendedora a persistir e alcançar bons resultados.
Mas é preciso ter cuidado para não se concentrar no negócio 100% do tempo. Se você deixar que isso aconteça, sua mente vai acabar se cansando, e faltará energia para fazer a sua empresa crescer.
Por isso, quando você estiver fora do seu horário de trabalho, é preciso estabelecer limites, e isso inclui não ficar atendendo ao cliente na hora em que você deveria estar descansando. Na sua loja online você já informou qual é o horário de atendimento, não é verdade?
Então faça o seguinte: crie uma mensagem de ausência que será enviada sempre que alguém entrar em contato fora desse horário. Você pode até informar nessa mensagem qual é o horário de atendimento.
Dessa forma, você consegue se afastar do seu trabalho para descansar o corpo e a mente. Assim que você retornar no próximo dia útil, é só responder a todas mensagens. Percebe que essa funcionalidade de mensagem automática WhatsApp pode contribuir muito para o seu gerenciamento de tempo?
Como colocar mensagem automática no WhatsApp: resumo
Saber como colocar mensagem automática no WhatsApp pode aprimorar a qualidade do seu atendimento ao cliente. Para configurar o recurso, siga os passos a seguir:
- Acesse o menu principal;
- Toque em “Configurações”;
- Toque em “Configurações da empresa”;
- Configure as opções “Mensagem de ausência”, “Mensagem de saudação” e “Respostas rápidas”.