Controle financeiro empresarial: 8 dicas para fazer seu negócio online crescer

Um bom controle financeiro empresarial é um dos fatores responsáveis pela solidez de um negócio. 

Para isso, é importante acompanhar o fluxo de caixa, reduzir despesas, formar uma reserva de emergência, definir objetivos e metas, entre outras coisas. Quer saber como fazer isso? É só continuar a leitura!

Por que devo me preocupar com o controle financeiro empresarial?

Você pensa em vender online? 

Talvez o desemprego tenha batido à sua porta nos últimos meses. Ou pode ser que seu emprego atual seja muito estressante e sua intenção seja ganhar a vida de uma maneira mais prazerosa. Outra possibilidade é que você esteja querendo complementar o seu salário com uma renda extra.

Independentemente dos seus motivos, existe algo que não pode ser deixado de lado: o controle financeiro empresarial. O problema é que é muito comum as pessoas iniciarem pequenos negócios com a cara e a coragem, guiando-se por uma espécie de instinto que diz: “Vá em frente porque vai dar certo. Eu sinto que vai.”

E acaba não dando certo.

Basta nos lembrarmos das lojinhas de bairro que abrem e, depois de algum tempo, fecham. O empreendedor aluga o espaço, reforma, compra móveis e mercadorias, mas chega um momento em que não dá mais para manter a loja aberta. Não é à toa que, antes da pandemia, cerca de 600.000 negócios fechavam todos os anos aqui no Brasil.

Parte disso tem a ver com a falta de organização financeira, que faz com que quase metade dos pequenos empresários não saibam nem mesmo se estão tendo lucro ou prejuízo. Além disso, algumas estatísticas sobre pequenos negócios no Brasil mostram que 52% dos empreendedores brasileiros têm dificuldade de fazer a gestão financeira da loja – um percentual extremamente alto, que indica problemas sérios na área de finanças.

É por isso que nós trouxemos este artigo. Vamos dar 8 dicas de controle financeiro empresarial e pessoal para você cuidar desde já da saúde do seu negócio, de modo que ele tenha forças para se desenvolver. Depois, indicaremos alguns aplicativos que podem ajudar nesse processo.

8 dicas de controle financeiro empresarial

Um bom controle de gastos vai além de você saber como abrir uma empresa. Ele depende de organização, tanto nas finanças pessoais quanto nas empresariais. Se uma delas estiver desequilibrada, a outra poderá sofrer. 

À medida que for lendo as dicas a seguir, você verá os motivos pelos quais isso acontece, e o que fazer para lidar com a situação.

1. Para um bom controle financeiro empresarial, separe as finanças pessoais e as do negócio

As finanças do empreendedor têm uma característica que pode acabar fazendo a pessoa cair em armadilhas: o controle financeiro empresarial e o pessoal muitas vezes se confundem.

Vamos supor que você já esteja fazendo algumas vendas em uma loja virtual de dropshipping, usando apps como o DSers. Depois de um fim de semana movimentado, há um bom dinheiro disponível para resgate. O valor cai na sua conta e logo é usado para pagar parte da fatura do seu cartão de crédito. Quanto ao que sobra, você usa no supermercado.

Então, você decide fazer melhorias na estrutura da sua empresa, e usa seu cartão de crédito pessoal para comprar um computador novo e uma impressora.

Mas veja bem, quando chega o final do mês, você sabe quanto lucro seu negócio trouxe? Sabe qual foi o faturamento bruto e a receita líquida? Quanto dinheiro você está ganhando por hora de trabalho? O que precisa de investimento e pode ser ajustado?

É difícil responder essas perguntas quando suas finanças pessoais e as do negócio estão misturadas. Por isso, o primeiro passo é separar seu dinheiro particular do dinheiro da empresa.

Uma maneira de fazer isso é destinar uma conta-corrente para o seu negócio e usar outra para as finanças pessoais. Se você precisar pagar sua conta de luz, por exemplo, o dinheiro deve sair da conta particular. Por outro lado, se for preciso comprar mercadorias, faça isso com o dinheiro da empresa.

Aliás, quem diz para fazer assim é ninguém menos que uma das maiores autoridades quando se trata de gestão empresarial: o Sebrae.

Mas aí você pensa: como vou usufruir do dinheiro que meu negócio está gerando? Vamos ver isso na próxima dica.

2. Defina um salário para manter o controle financeiro empresarial

Você precisa se ver como empregado da sua empresa, por menor que ela seja. 

É verdade que, num negócio próprio, não há um patrão ou um encarregado fazendo cobranças e estabelecendo normas. Mas isso não significa que você tenha total liberdade na hora de fazer a gestão de negócios.

Para ter um bom controle financeiro empresarial, é importante estabelecer regras, o que inclui definir o seu salário e o dia do seu pagamento, e definir que esse pagamento será uma das despesas do seu negócio. Quando chegar a data, é só transferir o valor para a sua conta particular. A partir daí, você terá dinheiro para cuidar de seus compromissos pessoais.

Percebe como essa estratégia pode ajudar no seu controle financeiro pessoal? Afinal, não é saudável ficar torcendo para faturar determinado valor em vendas só para poder pagar a fatura do cartão de crédito daqui a três dias. Isso drena os recursos do negócio, aumenta o seu estresse e a sua preocupação e ainda impede você de enxergar o resultado do seu trabalho.

Por isso, a melhor saída é definir um salário para você. Só que, para conseguir manter essa organização, vai ser preciso controlar seu fluxo de caixa particular e o da empresa.

3. Acompanhe o fluxo de caixa e faça um controle de gastos

Fluxo de caixa é uma expressão muito usada no mundo do empreendedorismo, sobretudo quando se trata de controle financeiro empresarial, e tem a ver com controlar todas as saídas e entradas de dinheiro. 

Acontece que esse controle de gastos é essencial também em nossas finanças pessoais. Assim, um pequeno empreendedor precisa ter, na verdade, dois controles: um particular e um do negócio.

Vamos começar falando do seu controle financeiro pessoal. Talvez você tenha um emprego e queira complementar sua renda com um negócio virtual, ou esteja sem trabalho, precisando muito que seu projeto online dê certo. De uma forma ou de outra, é essencial organizar seu fluxo de caixa particular.

Faça isso no papel, em uma planilha ou em um dos aplicativos que estão no final deste post. Liste todas as suas despesas particulares, tanto as fixas quanto as variáveis. Anote cada gasto e registre os valores tanto do mês atual quanto dos próximos. Isso vai te ajudar a visualizar a situação das suas finanças para os meses seguintes.

Inclusive, é bom consultar a fatura do cartão de crédito para garantir que você não vai deixar nenhum gasto de fora da lista. Além disso, é comum não conseguir se lembrar de tudo imediatamente, mas não tem problema. Assim que você se lembrar de novas despesas, anote-as antes que se esqueça delas.

Anote também as receitas, que incluem o seu salário e alguma renda que você já esteja tendo com o seu negócio. Apenas lembre-se de que essa renda não é o faturamento bruto, mas sim o salário que foi definido no passo anterior, certo?

Agora, organize suas despesas empresariais. Na verdade, essa parte provavelmente será mais fácil, já que pequenos negócios, em especial os digitais, não costumam apresentar uma grande quantidade de gastos.

Está tudo organizado em um aplicativo ou em uma planilha? Então agora você consegue ver qual é a sua situação financeira. Será que o dinheiro vai dar? 

Olha, se sua renda não vai ser suficiente, não se desespere. É só uma questão de definir as estratégias para fazer suas despesas caberem no orçamento.

4. Reduza as despesas para melhorar o controle financeiro

Para fazer um bom controle financeiro empresarial, é importante reduzir despesas onde for possível. Como seu negócio está no começo, provavelmente não será possível fazer muitos cortes nos gastos empresariais. Inclusive, se você ainda não começou o seu negócio e está pensando no que poderia dar certo, é bom considerar possibilidades que exigem baixo investimento.

Desse modo, você evita começar seu projeto precisando pagar um financiamento para o banco. Lembre-se: design de landing page, edição das campanhas de vídeo marketing, redação de artigos para a web e desenvolvimento de software são só algumas das muitas necessidades de um negócio online.

Uma possibilidade de negócio online com baixo investimento inicial é o dropshipping, que permite montar uma loja virtual sem precisar adquirir mercadorias e montar um estoque.

No caso do seu controle financeiro pessoal, pode haver muito espaço para otimizações. Por exemplo, você paga taxa de manutenção na sua conta-corrente? Que tal usar os serviços de um banco digital que não faça essa cobrança?

Você também poderia fazer um pequeno ajuste na sua conta-corrente atual e verificar se seu pacote de serviços está sendo bem aproveitado. Pode ser uma boa opção contratar um pacote mais simples, que cobre um valor mais baixo.

E o seu plano de celular? Será que está subutilizado? Talvez valha a pena fazer um downgrade nele. Quanto aos planos de TV – streaming, cabo e antena –, pode ser uma boa ideia cancelar algum deles, pelo menos até sua situação financeira se acertar.

Esses são apenas alguns exemplos, mas você já conseguiu entender o princípio, que é: analisar de forma sincera a lista de despesas para ver o que pode ser excluído ou reduzido.

5. Para manter o controle financeiro pessoal, pague as suas dívidas

Se você tem dívidas, é bom pensar em formas de se livrar delas – algo que, naturalmente, não poderá ser feito da noite para o dia. Mesmo assim, é importante definir estratégias o quanto antes para conseguir manter seu controle financeiro pessoal.

Afinal, dívidas drenam recursos, podem impedir você de alcançar seus objetivos e acabam com a paz interior.

Uma forma de conseguir algum dinheiro extra é vender coisas que você não usa mais, como móveis, ferramentas, instrumentos musicais, roupas, calçados, entre outras.

Lembra da planilha que você usou para listar suas despesas para os próximos meses? Perceba um detalhe que pode aumentar a sua motivação: a cada mês que passa, seus gastos diminuem. Mas é importante cuidar para que eles parem de aumentar. Com disciplina, evitando gastar com coisas que não são essenciais, suas despesas vão diminuir mês a mês.

Quanto às dívidas em atraso, tente renegociá-las. Em alguns casos, é possível conseguir um abatimento no valor, sem contar o fato de ficar com parcelas que cabem no seu bolso.

Livrar-se das dívidas é de grande ajuda para manter o controle financeiro empresarial. Mas é bom se preparar também para evitar entrar em novas dívidas, e uma maneira de fazer isso é ter uma reserva de emergência.

6. Forme uma reserva de emergência no seu controle financeiro

Um bom controle financeiro pessoal inclui ter uma reserva de emergência. Inclusive, ela é o ponto de partida para quem quer investir em renda fixa e renda variável. Também chamada de colchão de emergência ou colchão financeiro, é essa reserva que vai salvar você quando surgirem imprevistos.

Não dá pra evitar o surgimento de gastos emergenciais – pode aparecer um defeito no seu carro, alguém da família pode adoecer ou sua renda pode simplesmente diminuir. Tomara que não aconteça nada disso, mas a verdade é que a palavra “pode” está em todas essas suposições.

Em situações como essas, muita gente conta com o cheque especial, o cartão de crédito e empréstimos bancários –  todas elas, opções bem caras. Mas, com uma reserva de emergência, você pode cuidar do imprevisto sem se endividar, e isso é essencial para a saúde do seu controle financeiro empresarial.

Qual seria o valor ideal para uma reserva de emergência? Primeiro, pense no seu custo de vida mensal. Agora, multiplique esse valor por um certo número de meses, o que pode variar em função da probabilidade de você perder sua renda.

Para muitas pessoas, uma reserva de emergência equivalente ao custo de vida mensal multiplicado por seis. Outras se sentiriam mais seguras guardando um valor mais alto. Por isso, defina um valor adequado e realista para você e comece a juntar.

Para guardar esse dinheiro, escolha um investimento que seja seguro e ofereça boa liquidez, ou seja, que permita saque imediato. Algumas opções são:

• CDB (Certificado de Depósito Bancário);
• LCI (Letra de Crédito Imobiliário) e LCA (Letra de Crédito do Agronegócio);
• Tesouro Selic;
• Fundos de renda fixa.

Agora, você pode estar pensando: “Pelas minhas contas, minha reserva de emergência vai ser de uns R$20 mil. Como vou juntar um dinheiro desses?”. Bem, isso não vai acontecer de um dia para o outro, mas tudo começa com a definição de objetivos e metas.

7. Controle financeiro também requer objetivos e metas

Objetivos e metas são importantes tanto para o controle financeiro empresarial quanto para o pessoal, pois eles podem ajudar você a sair do ponto A e a chegar ao ponto B. 

Sabe qual é a diferença entre objetivos e metas?

Vamos supor que seu objetivo seja sair do seu emprego para abrir uma loja Shopify ou trabalhar como nômade digital. Quais metas você precisaria atingir? Alguns exemplos seriam:

• Alcançar um faturamento mensal de R$ X mil por pelo menos X meses;
• Ter um lucro líquido de R$ X mil por pelo menos X meses;
• Fechar X pedidos por mês.

Seus objetivos podem ser os mais variados, incluindo:

• Fazer a viagem dos seus sonhos;
• Comprar um carro;
• Montar uma reserva de emergência;
• Tornar-se um investidor.

É importante definir metas específicas para o seu negócio também. Por exemplo, se seu negócio é um e-commerce, estabeleça uma quantidade de pedidos que você quer fechar por mês. Então, procure uma maneira concreta de alcançar esse objetivo.

Vai ser preciso aumentar o tráfego no site? Quantas visitas você precisa receber para fazer a quantidade pretendida de vendas? A resposta a essa pergunta será a meta que você precisa construir. E estratégias como o inbound marketing podem te ajudar a chegar lá.

O tráfego já está bom mas as conversões não estão acontecendo? Tente descobrir onde está o problema e pense em formas de como vender mais. Talvez seja preciso otimizar as descrições, as fotos e o design da loja.

Percebe o princípio aqui? Quando você define objetivos, é possível estabelecer um plano de ações para se mover do ponto A para o ponto B. É isso que vai fortalecer seu controle financeiro empresarial e fazer seu negócio se desenvolver.

8. Guarde dinheiro para fortalecer seu controle financeiro pessoal

Seguindo todos esses passos, você vai conseguir fazer um bom controle financeiro empresarial e pessoal. Mas esse é apenas o início da sua nova relação com o dinheiro. Agora, você vai poder colocar parte dos seus ganhos em investimentos de renda fixa e de renda variável.

Especialistas recomendam a regra 50/30/20, que você pode ver nesta imagem:

Fonte: Previbayer

De acordo com essa regra, o ideal é separar e investir cerca de 20% da sua renda. Na verdade, existem variações dessa regra, como a 50/15/35. Mas não tem problema. A ideia é definir um valor e guardá-lo todo mês para alcançar seus objetivos de médio e longo prazo.

4 apps para ajudar no controle financeiro empresarial e pessoal

Vamos ver agora algumas ferramentas que podem ajudar você a fazer seu controle de gastos pessoal e empresarial.

Planilhas de cálculo

As planilhas de cálculo são ótimas ferramentas para fazer o controle de gastos. Você pode usá-las por meio de aplicativos como Google Planilhas, Microsoft Excel e Libre Calc.

Uma opção é criar sua própria planilha, embora seja possível encontrar modelos prontos na internet. Talvez você goste deste template disponibilizado pela Microsoft:

Minhas Despesas

O Minhas Despesas, disponível apenas para Android, é um aplicativo de visual clean e, ao mesmo tempo, completo. A versão gratuita tem algumas limitações, mas é possível comprar pacotes específicos de recursos por valores bem em conta.

Guiabolso

Disponível para Android e iOS, o Guiabolso permite acompanhar de perto os seus gastos. Um dos destaques desse aplicativo é a possibilidade de integrar contas bancárias de diversos bancos, como Caixa, Bradesco, Inter, Nubank, entre outros. Assim, sua movimentação é registrada automaticamente no aplicativo.

Mobills

Também disponível para Android e iOS, o Mobills oferece funções parecidas com as dos apps anteriores. Mas podemos destacar o desafio das 52 semanas, por meio do qual o app guia o usuário para que ele consiga guardar dinheiro semanalmente no decorrer de um ano.

É bom lembrar que o Mobills não oferece integração com contas bancárias. Mas isso não tira o brilho do app, já que ele tem vários recursos importantes, como acompanhamento de metas, planejamento financeiro, gráficos, definição de objetivos e muito mais.

Ter um bom controle financeiro empresarial e pessoal pode fazer com que o seu negócio tenha saúde para crescer. Por isso, organize seus gastos e use seu dinheiro com planejamento. Desse modo, você vai ter o prazer de realizar seus objetivos, por mais ousados que eles possam ser.

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Controle financeiro empresarial: 8 dicas para você colocar em prática

1. Separe as finanças pessoais e as do negócio
2. Defina um salário para você
3. Acompanhe o fluxo de caixa
4. Reduza as despesas
5. Pague as suas dívidas
6. Forme uma reserva de emergência
7. Defina objetivos e metas
8. Guarde parte do seu dinheiro

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