Remote work: i migliori strumenti per gestire ogni attività

Una delle più grandi sfide del remote work, tanto per gli imprenditori quanto per chi lavora in team, è la gestione delle diverse attività in modo produttivo e ottimizzato. Essere liberi è bellissimo, ma è tanto più facile perdere il filo delle priorità e finire per sprecare tempo e risorse quando non si ha qualcuno con il fiato sul collo a dirci cosa fare.

Molti pensano che il successo sia una pura questione di organizzazione e di forza di volontà. La verità però è che senza il giusto supporto è praticamente impossibile riuscire ad essere produttivi ed efficaci nel lavoro da remoto. Cosa intendo? Semplicemente che hai bisogno di utilizzare i migliori strumenti per ogni attività che svolgi.

Dalla lista di cose da fare quotidiana (le famose To-Do List) agli strumenti per collaborare con eventuali membri del team, passando per le mappe mentali e gli appunti, praticamente per ogni attività che si può svolgere lavorando da remoto esiste lo strumento digitale perfetto per aiutarti a essere più efficace e produttivo.

L’obiettivo di questo articolo è quindi fornirti una lista dei migliori strumenti per il remote work, qualunque sia quello che svolgi, suddivisi per tipo di attività in cui possono supportarti, così che tu possa finalmente lavorare al massimo della produttività, che tu sia un imprenditore solitario o che tu debba collaborare con un piccolo team.

Iniziamo quindi dalle basi.

Lo strumento base per la gestione del remote work: Trello

Trello è uno strumento incredibilmente versatile per la gestione di diverse attività del lavoro, infatti conta oltre 50 milioni di utilizzatori! 

Il successo di Trello è dato dalla sua estrema semplicità e versatilità, infatti è un tool che ti permette di organizzare il tuo lavoro in task in una maniera del tutto flessibile e senza vincoli (in poche parole, un task manager). 

Potrebbe sembrare un classico tool per creare To-Do List, ma è molto, molto di più.

Con Trello potrai infatti creare le così dette Board, ovvero uno spazio virtuale che puoi organizzare con la massima personalizzazione, inserendo al suo interno Liste e Schede che riflettano le tue necessità e i tuoi obiettivi.

La cosa interessante delle Board, oltre al fatto che puoi organizzarle come vuoi, è che puoi condividerle con altre persone, invitando il tuo team, i tuoi clienti e chiunque tu voglia.

Questo rende Trello uno strumento super versatile, non solo per organizzare i tuoi task quotidiani, ma anche per pianificare e strutturare il remote working in team.

Ma come organizzo una board di Trello?

Ecco, questo è il bello: non c’è una regola precisa per organizzare le Board, ognuno può farlo nella maniera che ritiene più opportuna.

Per farti capire quanto sono ampie le possibilità offerte da questo strumento, il team di Trello ha messo a disposizione un’infinità di template da consultare per poter prendere spunto: c’è di tutto, dalla gestione del team al marketing di prodotto, passando per la produttività personale e i calendari editoriali.

Ma la versatilità della Board si può ulteriormente ampliare, grazie all’enorme quantità di strumenti che Trello ci mette a disposizione.

Infatti, come mostrato nella foto sopra, all’interno di ogni Scheda (o Card) che inseriamo nella Board possiamo assegnare colori, scadenze, una persona associata al task, label completamente personalizzabili, etc etc.

Ti sembra che manchi quella funzione di cui avresti proprio bisogno, come ad esempio la visualizzazione in formato calendario? Aspetta, prova a vedere tra le centinaia di power up disponibili per permetterti di spingere la produttività oltre i limiti. Molto probabilmente troverai quello che fa al caso tuo!

Grazia ai power up potrai integrare nella tua Board strumenti come il calendario, i grafici, o ancora collegare le card tra loro in maniera dinamica. Puoi addirittura automatizzare alcune azioni (come spostare una Card da una Board all’altra quando avviene una determinata azione) con il Butler (“maggiordomo”).

Insomma, la versatilità di questo task manager non ha limiti, anzi, probabilmente l’unico limite è la tua fantasia su come usarlo.

Trello si può utilizzare gratuitamente usufruendo di quasi tutte le sue caratteristiche, con un numero limitato di power up e di Board. Se l’utilizzo gratuito si rivela insufficiente, si può passare ad uno dei piani a pagamento messi a disposizione.

Per ricapitolare, Trello è lo strumento perfetto per aiutarti nel remote work per quanto riguarda: 

• Produttività
• Lavoro in team
• To-Do List

Il miglior strumento per il brainstorming: Miro

Se sei una persona creativa ed esuberante, nel lavoro come nella vita, probabilmente in qualche occasione hai sognato di avere una lavagna infinita dove andare a scrivere tutto quello che ti passa per la testa, giusto?

Bene, sappi che Miro è proprio questo, ma con gli steroidi.

Con Miro infatti avrai una “lavagna” virtuale dove potrai inserire tutto quello che vuoi, lasciando libero sfogo al tuo cervello per fare brainstorming.

Grafici, diagrammi, gantt, foto, pdf, video, commenti etc etc…tutto troverà il suo spazio con questo tool.

Ma la cosa più interessante è che lo puoi utilizzare in collaborazione con altre persone, per non raccogliere solo le tue idee ma anche quelle di collaboratori, clienti, etc. 

Potrai vedere in tempo reale quello che stanno facendo i tuoi colleghi ed interagire con loro, proprio come se foste nella stessa stanza, davanti a una grande lavagna bianca, ognuno con un pennarello in mano: un modo fantastico per lavorare in remoto come se si fosse insieme, non trovi?

È veramente uno strumento fantastico per tutti quelli che cercano una collaborazione interattiva e real time.

Anche Miro per facilitare la vita dei suoi utenti mette a disposizione tantissimi template pronti da utilizzare. Potrai quindi in pochi click iniziare a fare mappe mentali, user story, gantt, etc etc.

Insomma, questo strumento è utile sia se hai un team che ha esigenza di collaborare in real-time, sia se sei un singolo alla ricerca di uno strumento interessante dove appuntare le tue cose o fare brainstorming in maniera meno strutturata che con Trello.

Miro è utilizzabile gratuitamente con alcune limitazioni, infatti con la versione gratuita potrai condividere la tua Board con un numero limitato di utenti e avrai la possibilità di creare al massimo 3 lavagne virtuali; altrimenti dovrai passare alla versione a pagamento.

Miro quindi è uno strumento utilissimo per: 

• Appunti
• Collaborazione in tempo reale da remoto
• Brainstorming

Il miglior strumento per creare mappe mentali: Mindmeister

Mindmeister è un tool utilizzato da oltre 14 milioni di persone e questo per un motivo molto valido. È uno dei migliori tool sul mercato per creare mappe mentali.

Non utilizzi le mappe mentali nel remote working? Allora stai per scoprire qualcosa che cambierà il tuo modo di lavorare per sempre.

Attraverso le mappe mentali puoi “spalmare” su carta le tue idee, creando collegamenti e sotto-insiemi di punti da considerare in progetti anche molto complessi, così da poter avere sempre sia una visione d’insieme che una di dettaglio. Mindmeister offre appunto un’interfaccia semplice ed intuitiva con parecchi piccoli strumenti che puoi utilizzare per concretizzare le tue idee su “carta virtuale”.

Infatti, con Mindmeister hai una serie di mappe mentali preimpostate, così puoi partire da dei modelli che possono guidarti nella creazione delle mappe più utili ai tuoi scopi. Ovviamente anche qui puoi condividere la mappa con eventuali membri del tuo team, così che possiate lavorarci a più mani.

Potrai aggiungere immagini, spunti emoji e tutto l’occorrente per realizzare la mappa mentale che desideri.

Nella versione gratuita puoi realizzare fino a 3 mappe mentali con alcune limitazioni, per esempio non potrai esportarle come immagini ad alta risoluzione.

Nel caso avessi bisogno di features avanzate, puoi passare al piano pro così puoi avere accesso a mappe mentali illimitate, esportazione in pdf, etc.

Questo tool è utilissimo per: 

• Progettualità complesse
• Sviluppo di nuove idee
• Mappe mentali di ogni tipo

I migliori strumenti per la produttività: Suite Google

Il gigante di Mountain View non poteva mancare all’appello, infatti quando si parla di produttività del remote work, i nostri amici di Google ti mettono a disposizione una serie di strumenti a dir poco straordinari attraverso il Cloud gratuito e velocissimo di Google, Google Drive.

Google Drive è uno strumento molto semplice che, per dirlo nel gergo meno tecnico possibile, ti permette di avere un tuo hard disk completamente online e condivisibile.

Infatti Google mette a disposizione dello spazio di archiviazione all’interno del proprio Cloud, così che tu possa caricare i tuoi file nei loro server e averli sempre a disposizione, oltre che poterli condividere con altre persone.

Ma quali sono i vantaggi di utilizzare Google Drive?

1. File al sicuro: se ti si rompe il pc o se devi accedere da un altro dispositivo, i tuoi file sono al sicuro sul cloud.
2. Puoi condividere cartelle e file con altre persone, così è come se avessi un piccolo hard disk (o una parte di esso) in condivisione.
3. Utilizzando la versione desktop di Google Drive, potrai avere la tua cartella drive sul tuo Desktop esattamente come ogni altra cartella. Così ti basterà fare copia incolla del tuo file nell’apposita cartella e tutto sarà sincronizzato/caricato sul Cloud.

Inoltre, Google Drive offre ben 15GB di spazio archiviazione completamente gratuiti. Se hai bisogno di più spazio, Google ha dei piani Premium con prezzi molto abbordabili, per esempio potrai passare da 15GB a 100GB con solo $1.99 al mese.

Ma Google non mette a disposizione solo uno spazio sul Cloud, anche alcuni strumenti basati su di esso per la produttività: Google Docs, Google Sheets, Google Presentations, Google Meet, etc.

Insomma, la suite di Google è veramente interessante perché ti mette a disposizione documenti, fogli di calcolo, presentazioni, questionari, strumenti di comunicazione, etc…

Ti ricordi la i classici programmi che Microsoft ti fa pagare a caro prezzo, come Word, Excel, etc? Ecco, questi sono la copia esatta e sono tutti disponibili gratis e sul cloud, con gli enormi vantaggi che ne consegue.

Google docs: il miglior strumento per creare documenti collaborativi

Prendiamo Google Documenti come esempio.

Con Google docs puoi creare dei documenti di testo online, ma con degli enormi vantaggi annessi:

1. I tuoi documenti sono salvati al sicuro sul cloud quindi, se lavori mentre sei connesso ad internet, non correrai mai il rischio che ti si spenga il computer e tu perda i dati. Inoltre, se la connessione salta, saranno salvati in locale e non appena sarai nuovamente connesso, verranno caricati sul cloud.
2. Puoi scrivere del testo in real time con altre persone, ovvero puoi vedere in tempo reale quello che le altre persone stanno scrivendo e quindi puoi creare un documento a 2 o più mani.
3. È possibile lasciare commenti e suggerimenti sopra il testo scritto da altri.
4. Si possono condividere i documenti con pochi click. Per quanto riguarda la condivisione, puoi utilizzare delle opzioni molto interessanti, infatti con Google puoi:
   1. Rendere il documento visibile a tutti ma non modificabile.
   2. Rendere il documento accessibile solo ad alcuni.
   3. Dare accesso solo in modalità visualizzatore o commentatore, etc

Inoltre, grazie a questi strumenti, possiamo finalmente abolire gli allegati che si inviano via mail: tutto arriva semplicemente sotto forma di link, ed è accessibile da chiunque (non serve che abbia Word o un altro programma a pagamento).

Ma nella suite Google ci sono anche tanti altri strumenti meno conosciuti, come Google Sites, Calendar, Hangouts, etc.

Un tool molto differente ma particolarmente utile ad esempio è Google Meet.

Google Meet: lo strumento per il remote work faccia a faccia

Ormai lo sappiamo, non c’è più bisogno di essere faccia a faccia per poter sostenere una conversazione di lavoro, ma lo possiamo fare in maniera virtuale utilizzando un sacco di strumenti interessanti per videochiamare e lavorare da remoto.

Google ci mette a disposizione la sua piattaforma Meet, che è uno degli strumenti migliori per organizzare video call.

Google Meet funziona in maniera molto semplice, ti basta andare sul sito e creare un nuovo meeting, a quel punto ti viene fornito il link che puoi passare ai tuoi colleghi, i quali potranno accedere liberamente.

Nulla di particolare fin qui, no? Ma uno degli aspetti che sta rendendo sempre più apprezzato Google Meet è proprio la sua forte integrazione con gli altri strumenti Google.

Per esempio, possiamo creare un meeting nel nostro calendario Google ed in un automatico viene creato un link a Google Meet, che verrà inviato a tutti i partecipanti. 

Per cui, quando sarà ora di avviare il meeting, i membri del team non dovranno fare altro che cliccare sul link e tutti si ritroveranno all’interno della riunione virtuale.

Oltre a questo all’interno di Google Meet possiamo condividere lo schermo o inviare file, strumenti che oggi sono indispensabili in ogni software di videoconferenza che si rispetti. È un’ottima alternativa al più noto Zoom, quindi, considerando anche il fatto che funziona perfettamente dal browser quindi non è necessario scaricare/installare nulla. 

Google Meet offre una versione gratuita che ci permette di tenere videoconferenze fino a 100 partecipanti e della durata di 1 ora. Altrimenti possiamo utilizzare gli altri piani a pagamento, con i quali sarà anche possibile registrare audio, video, etc.

Insomma, gli strumenti della suite Google sono utilissimi praticamente per tutto: 

• Lavoro in team
• Videoconferenze
• Creazione di documenti/fogli di calcolo/presentazioni/eventi, etc.

Miglior strumento per la comunicazione via chat nel lavoro smart: Slack

Con l’avvento del remote work in Italia è arrivato anche il problema della comunicazione asincrona via chat, e capita spesso che lo scambio di informazioni relativo ai progetti venga gestito in maniera casuale e disastrosa.

Le conversazioni vivono in contemporanea su chat di WhatsApp, gruppi Telegram o lunghissimi thread email, rendendo impossibile risalire all’intero scambio e non perdersi pezzi.

Ma un’azienda americana ha deciso di mettere fine a tutto questo creando uno strumento che mettesse insieme tutte queste modalità collaborative: Slack.

Slack ti permette di creare canali all’interno dei quali puoi appunto canalizzare le comunicazioni. Per esempio potrai avere un canale dedicato ad un progetto, uno allo sviluppo, uno alla grafica ed uno generico, per le comunicazioni off-topic. Ogni canale può avere i propri membri e le proprie comunicazioni, gestite in maniera totalmente indipendente dagli altri canali.

Non solo, possiamo avere canali privati o protetti da password e possiamo integrare Slack con tantissimi strumenti, come ad esempio Google Docs. La versatilità di Slack è unica ed è sicuramente lo strumento da scegliere se vuoi organizzare le comunicazioni di lavoro in maniera efficace ed efficiente: è utile sia per grandi e piccoli team sia per freelance occupati su vari progetti, che debbano collaborare con interlocutori diversi a seconda delle situazioni.

Potrai quasi dimenticarti delle email! Uno degli aspetti più utili infatti è che puoi cercare le vecchie conversazioni o i file condivisi in modo da non perderti niente, e grazie alle numerose integrazioni potrai lavorare in maniera più efficace.

Se per esempio vuoi avviare una video call con i membri di un canale, lo puoi fare direttamente all’interno del canale stesso utilizzando l’apposita integrazione gratuita con Zoom, Google Meet o altro. Così con un click arriverà a tutti la notifica della videochiamata insieme al link da cliccare per entrare nella conversazione.

Slack si può tranquillamente utilizzare attraverso il browser, oppure con l’apposita app dedicata su dispositivi desktop o mobile.

È disponibile nella versione Free dove potrai salvare uno storico di circa 10.000 messaggi inviati ed avere fino a 10 integrazioni.  Se hai bisogno di andare oltre questi limiti, sono disponibili dei piani a pagamento che partono da €6.25 al mese.

È uno strumento fondamentale per: 

• Comunicazioni efficaci in piccoli o grandi team

Conclusioni

Come hai visto, gli strumenti per il remote work sono tanti e per lo più gratuiti.

Se impari ad utilizzarli e padroneggiarli, potrai incrementare la tua produttività quotidiana in maniera notevole.

Tu quali utilizzi maggiormente? Faccelo sapere nei commenti.

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