Logiciels gestion de projet : le top outils pour optimiser vos projets

Avez-vous déjà eu le sentiment d’être complètement dépassé dans la gestion de l’un de vos projets ? De vous perdre dans une organisation peu efficace ? Si c’est le cas, c’est sans doute que vous avez besoin d’un outil de gestion de projet.

Ces logiciels ou applications vous permettent de mettre à plat l’organisation d’un projet pour mieux le réaliser dans le cadre de diverses contraintes. Il existe différentes méthodologies de management de projets, que je vous présente dans cet article.

Ces connaissances vous aideront à choisir le bon logiciel de gestion de projet, puisque chacun d’entre eux repose sur l’une ou l’autre de ces méthodologies.

Vous pourrez ensuite choisir l’option qui vous convient parmi la sélection des meilleurs outils de gestion de projets que je vous propose.

Qu’est-ce que le management de projet ?

La gestion de projet, ou le management de projet, est l’ensemble des techniques, processus et stratégies visant à la bonne réalisation d’un projet, de l’évaluation de l’opportunité jusqu’à sa livraison.

Prenons comme exemple de projet le lancement d’une boutique en ligne. Il s’agira de réaliser le site, de choisir le type de produits vendus, de concevoir le branding de la marque, la stratégie marketing, de planifier les campagnes de publicité et de lancer le site en lui-même, le tout dans un délai prédéterminé.

Les outils de management de projet vous aideront à gérer les délais, les ressources et les budgets propres au projet en question, en fonction d’une méthodologie prédéfinie.

Les méthodologies de gestion de projet

Deux catégories de méthodes sont aujourd’hui couramment utilisées dans la gestion de projet :

1. Les méthodes traditionnelles ou en cascade

La méthode classique de gestion de projet consiste à diviser la réalisation du projet en plusieurs étapes, dont chacune doit être terminée avant de passer à la suivante.

Tout est prévu à l’avance et doit se dérouler sans déroger au cahier des charges. C’est une méthode très utilisée et qui a fait ses preuves, mais un peu rigide dans le sens où elle laisse peu de place aux imprévus. Cette méthode traditionnelle n’est pas recommandée lorsque l’on réalise un projet pour un client.

2. Les méthodes Agile

Très en vogue ces dernières années, la méthode Agile est beaucoup plus flexible. Elle consiste à découper le projet en mini-projets. Le processus n’est donc pas linéaire et laisse la place à d’éventuels ajustements à la livraison de chaque mini-projets, à mesure que les objectifs de l’ensemble du projet évoluent. 

3. La méthode PERT

La méthode PERT est une méthode traditionnelle qui consiste à diviser les tâches d’un projet sous la forme d’un réseau chronologique. Elle permet de bien visualiser le cheminement de la mission, les connexions entre les différentes étapes de la gestion de projet et les possibles risques si une tâche n’est pas réalisée à temps.

4. Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil servant à représenter l’avancement d’un projet dans le temps. Il s’agit du même principe que le rétroplanning. On représente les différentes étapes de la gesion de projet sous forme de barres horizontales et temporelles, superposées les unes sur les autres et pointant vers la phase finale du projet.

Il existe de nombreuses autres méthodologies de gestion de projets, mais celles présentées ci-dessus sont les principales.

Comment choisir un outil de gestion de projet ?

Les éléments à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de gestion de projet sont les suivants :

• Le nombre de projets que vous prévoyez de conduire
• Le nombre de collaborateurs participant à la réalisation du projet
• Le volume des documents que vous comptez partager
• La fréquence de communication dont vous aurez besoin au sein de l’équipe

Un jeune entrepreneur en e-commerce démarre généralement un business seul, parfois à deux. Dans ce cas de figure, un outil de gestion de projet simple suffira amplement. Les fonctions principales de ces outils sont généralement le management de tâches, le management d’équipe, un système d’intégration emails et la gestion de documents.

La gestion des tâches

L’élément central de la gestion de projet. L’outil de gestion de projet que vous choisirez doit pouvoir proposer un espace de gestion des tâches, leur décomposition en sous-tâches, la possibilité de les répéter dans le temps, ou d’importer des listes de tâches.

Des fonctions collaboratives

Un bon outil de management de projet doit intégrer des outils de travail collaboratif et des systèmes de communication. Vous devez pouvoir interagir facilement avec vos collaborateurs, par exemple des freelances avec qui vous travaillez sur votre site. Un chat semble indispensable ou en tout cas un système de messagerie, la possibilité de partager des documents, de conserver l’historique des conversations et de recevoir des notifications.

Une facilité d’utilisation

Les outils de gestion de projets simples sont justement faciles à prendre en main. Si vous décidez d’investir dans une application complexe de gestion de projet, faites attention à la prise en main. Une formation peut-être requise sur laquelle vos collaborateurs risquent de passer du temps avant de pouvoir être performants.

Une compatibilité avec les emails

Un logiciel de management de projet qui intègre les emails est idéal. Cela signifie par exemple que si vous modifiez une tâche de quelque façon que ce soit, les personnes concernées par cette tâche recevront une notification par email. En répondant par email, votre réponse se place automatiquement dans les notifications du logiciel lui-même. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à passer d’une application à une autre

La gestion de document

Vous devez pouvoir transformer des documents facilement, les conserver dans un lieu sécurisé, proposant suffisamment d’espace pour les stocker. Il doit être possible également de commenter ces documents au sein de l’application.

Enfin, le logiciel de gestion de projet doit proposer une version mobile de son produit, puisque en tant qu’entrepreneur, vous serez amené à vous déplacer régulièrement.

Le top des outils de gestion de projet

Monday.com, la gestion efficace de projet

Sur monday.com est un outil de gestion de projet agile. Sur cette application, vous choisissez un template que vous adaptez ensuite en fonction des besoins du projet. Vous pouvez intégrer à votre management des commentaires, des calculs, des fichiers et de nombreux autres éléments. Il s’agit d’un outil très visuel et intuitif. Son système de communication est très fluide et il conserve l’historique de conversation. Il se connecte facilement à d’autres outils comme Excel, Trello, Google drive ou Slack. Monday est par ailleurs disponible sur mobile. Il fonctionne très bien pour suivre les commandes d’un site e-commerce et peut grandir avec l’équipe.

Tarifs de Monday.com : cette application de gestion de projet fonctionne sous forme de forfaits, en fonction du nombre de personnes et du niveau de fonctionnalités. Les prix s’échelonnent de 17 € à 39 € par mois pour 2 personnes (facturés annuellement). 

Basecamp, une nouvelle façon de travailler

Basecamp est une référence dans le domaine des outils de management de projets. Il fonctionne comme un véritable réseau infiltrant toute la structure de l’entreprise ou de l’équipe travaillant sur le projet. Vous pourrez y créer des to-do lists, accéder à des fils de discussion regroupant tous les messages sur un même sujet, ouvrir des calendriers représentant toutes les étapes de la gestion du projet. Il est possible aussi de lancer des groupes de questions auxquelles vos collaborateurs répondent. Enfin, vos clients peuvent se connecter à Basecamp pour un feedback direct sur l’évolution du projet. Basecamp n’est disponible qu’en anglais.

Les tarifs sur Basecamp : Basecamp propose une version gratuite, mais limitée, ou un forfait mensuel à 99 $.

Zoho Project, la gestion de projet à son maximum d’efficacité

Zoho Project est un outil de la famille Zoho, une suite de logiciels puissants dédiée aux entreprises. C’est un summum de la gestion de projets en ligne, avec de très nombreuses fonctionnalités. Il se base sur le diagramme de Gantt, avec des tâches que vous pourrez lier entre elles, d’après le modèle PERT, pour mieux cerner vos priorités dans la conduite de votre projet. Les jalons, les listes de tâches et les tâches vous permettent de décomposer votre projet en petites unités. Grâce aux feuilles de temps, les collaborateurs peuvent entrer leurs heures facturables et non facturables, tandis que Zoho édite automatiquement les factures. Il est également possible d’automatiser un certain nombre de tâches. Enfin Zoho Projects se connecte facilement à de nombreux autres outils collaboratifs tels que Slack, Google Drive ou GitHub.

Les tarifs sur Zoho Projects : Zoho gratuit, c’est possible avec le forfait basique, jusqu’à 5 collaborateurs et 2 projets. Sinon, les prix s’étalent de 150 € à 1500 €.

quire.io, une plateforme collaborative visuelle

Quire est un outil de management de projet gratuit basé sur la méthode Agile. Il offre toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin pour organiser le lancement de votre boutique en ligne ou tout autre projet lié à l’e-commerce. Le management des tâches se fait sous la forme d’un tableau kanban, c’est-à-dire un système de cartes que l’on déplace, que l’on édite et partage, très pratique pour visualiser et hiérarchiser vos tâches. Quire a choisi de proposer l’intégralité de ses fonctions gratuitement jusqu’en 2020, le temps d’étudier en profondeur les besoins de leurs utilisateurs. Cette offre est valable jusqu’à 80 projets et 30 membres, ce qui est largement suffisant. 

Aceproject, une application web de gestion de projet

Aceproject est une application de management de projet qui s’appuie sur le diagramme de Gantt. Elle vous offre des outils de gestion de temps, de facturation ou de contrôle des dépenses. L’intégralité de votre projet sera sécurisé dans le cloud de Aceproject.

Les tarifs de Aceproject : la formule basique est gratuite jusqu’à trois projets et trois utilisateurs, puis les prix montent jusqu’à 199$ par mois en fonction du nombre de projets, d’utilisateurs et d’espace de stockage.

Projeqtor, logiciel de gestion de projet Open Source

L’intérêt principal de Projeqtor, cette application d’organisation de projet, se trouve dans le sous-titre : c’est un logiciel gestion de projet open source et donc gratuit, sans limitation de fonctionnalités. Vous y trouverez toutes les fonctionnalités nécessaires à un bon outil de gestion de projet. Orienté qualité, comme son nom l’indique “Quality based Project Organizer”, c’est un outil simple mais bien fait. Il propose des fonctions de gestion de planning et des ressources, et propose également un bug tracker, qui permet de repérer les aléas du projet.

Attention, l’installation de Projeqtor nécessite un serveur, comme pour un site Internet.

Trello, un espace collaboratif

Trello est une application collaborative très pratique pour la gestion de projet. Cet outil s’adapte aussi bien à l’organisation du travail quotidien d’une petite équipe, qu’à la gestion de vastes projets impliquant des dizaines de personnes. C’est un gestionnaire de tâches visuel et agréable sur le mode du tableau kanban. Vous créez des tâches sous forme de cartes que vous pouvez éditer, dupliquer, partager mais sur lesquelles vous pouvez aussi ajouter des deadlines. Trello est gratuit mais propose également Trello Gold, avec des fonctionnalités supplémentaires comme des powers-up (c’est-à-dire des plugins qui diversifient les fonctionnalités de votre gestionnaire de projet), des émoticones et stickers personnalisés ainsi que plus d’espace de stockage. Trello est accessible via Internet et sous forme d’application sur desktop et mobile.

Freedcamp, un gestionnaire de projet gratuit

Freedcamp est un gestionnaire de projet proposé dans une version gratuite qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour lancer un business. Il comprend un gestionnaire de tâches, de planning et de documents, un système de messagerie, un time tracker, un échéancier et un mur de discussion. Si vous passez au mode business ou entreprise, vous accédez à d’autres outils tels que des wiki, des bug trackers, un générateur de factures, des rapports ou une intégration email.

Les tarifs sur Freedcamp vont de 1,49 $ à 16,99 $ selon vos besoins.

Collabtive, la gestion de projet intuitive

Collabtive est un autre logiciel de gestion de projet en open source idéal pour les petites entreprises ou les freelances. En plus des fonctionnalités classiques d’un outil de management de projet, Collabtive propose une interface multi-langue, un système de messagerie interne et vous avez la possibilité d’ajouter de nombreux plugins pour étendre ses possibilités.

GitHub, le management de projet pour les développeurs

GitHub est une plateforme de travail collaboratif pour les développeurs. C’est du moins l’origine de sa création, mais le site propose également un service de gestion de projet en anglais, parfait pour développer un site Internet ou une application. Si vous souhaitez faire développer votre boutique en ligne, ou la développer en collaboration avec d’autres, c’est la plateforme idéale pour ce genre de projet. Ce sera aussi un outil utile dans le cas où la maintenance est assurée par un développeur freelance.

Les tarifs sur GitHub : une version gratuite et une autre à 7 $ par mois.

Asana, une plateforme de gestion du travail

Asana est une application de travail collaboratif, qui permet à une équipe de mutualiser ses efforts sur la réalisation d’un ou plusieurs projets. Très agréable à utiliser, l’interface se focalise sur la notion de tâches. Vous pouvez assigner une tâche à une ou plusieurs personnes, ainsi qu’une deadline. Vous pourrez donc définir des priorités et des délais et créer des plans de projets graphiques, pour une meilleure visualisation. Un tableau sur le mode kanban permet de créer des cartes, correspondant à des tâches. Les intervenants peuvent communiquer via un fil de discussion propre à chaque carte.

Les tarifs sur Asana : quatre forfaits disponibles, dont un gratuit.

Teamwork, logiciel de gestion de projet Open Source

Teamwork est une option payante de gestion de projet, mais qui propose une version gratuite. De plus, la version payante inclut une période d’essai de 30 jours. Teamwork vous permet de planifier toute la réalisation de votre projet, de la plus petite tâche aux points critiques du projet. Le logiciel est très complet, avec des outils de conservation sécurisée de documents, de rapports détaillés et personnalisés, de chat, ou encore des CRM et de service clients.

Les tarifs sur Teamwork : la version gratuite concerne 5 collaborateurs maximum. Les autres versions sont à 9 $ ou 15 $ par mois.

Proofhub, un lieu pour tous vos projet et collaborateurs

Proofhub est un autre logiciel de gestion de projet qui s’adresse à tout type de chef de projets. Diagramme de Gantt, tableaux kanban, workflows personnalisables, rôles à définir pour s’assurer que les bonnes personnes s’occupent bien de telle ou telle tâche. Tout y est pour une conduite de projets sans accroc.

Les tarifs sur Proofhub : deux forfaits existent, à 45 $ ou 150 $.

Maintenant que vous en savez plus sur les outils de gestion de projets, lequel allez-vous choisir ? Connaissez-vous d’autres outils intéressants ?

Planzone, logiciel de gestion de projet collaboratif

Planzone est un outil de gestion de projet en ligne, conçu pour vous permettre de juger en un coup d’oeil l’avancée de votre projet. Une plateforme unique regroupe tous les échanges avec vos collaborateurs, avec qui vous restez connecté à tout moment. La simplicité de cette solution convient aux personnes n’ayant pas spécialement d’expérience dans la conduite de projet. Un service client très présent vous conseille et Planzone propose des tarifs dégressifs selon la taille de votre entreprise.

Les tarifs sur Planzon : de 16 € à 25 € par mois.

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